4月の恒例行事、「歓迎メッセージ」に毎年悩んでいませんか？

新年度がやってきました。新しい仲間を迎えるのは嬉しいことですが、いざ「ウェルカムメッセージを書いて」と頼まれると、意外と手が止まりますよね。

「ありきたりな言葉になっちゃう…」「去年と同じ内容になりそう…」「そもそも何を書けばいいの？」

こんなふうに思ったこと、ありませんか？ 実は、この悩みこそAIの出番なんです。

どんな場面で使える？

ウェルカムメッセージが必要になるシーンは、思っている以上にたくさんあります。

  • 歓迎会での一言挨拶（乾杯前のひとことなど）
  • チャットやメールでの歓迎メッセージ（SlackやTeamsの自己紹介チャンネルへの返信）
  • 寄せ書きやカードへの一言（色紙やウェルカムカード）
  • 部署紹介資料の歓迎ページ（新入社員向け資料の冒頭メッセージ）

どのシーンでも、「あなたを歓迎していますよ」という気持ちがちゃんと伝わる文章を作りたいですよね。

AIにお願いするときのプロンプト例

さっそく、AIに依頼するときのプロンプト（指示文）を紹介します。コピーしてそのまま使えますよ。

基本のプロンプト

あなたは職場の先輩社員です。
以下の条件で、新入社員へのウェルカムメッセージを3パターン作ってください。

【条件】
・新入社員の配属先：総務部
・メッセージの用途：Teamsの歓迎チャンネルへの投稿
・文量：100〜150文字程度
・トーン：堅すぎず、親しみやすい雰囲気
・含めてほしい内容：困ったら気軽に聞いてほしいという一言

寄せ書き用のプロンプト

新入社員への寄せ書き（色紙）に書く一言メッセージを5つ考えてください。

【条件】
・30〜50文字程度の短いメッセージ
・堅すぎない、あたたかい雰囲気
・「一緒にがんばろう」的な前向きな内容
・同じ表現の繰り返しを避けてバリエーション豊かに

歓迎会の挨拶用プロンプト

歓迎会で新入社員に向けて話す1分程度の短い挨拶文を作ってください。

【条件】
・話す人の立場：同じ部署の3年目社員
・場の雰囲気：カジュアルな居酒屋での歓迎会
・伝えたいこと：部署の雰囲気が良いこと、わからないことは何でも聞いてほしいこと
・口語調で、読み上げやすい自然な文章にしてください

もっと「自分らしさ」を出すコツ

AIが作った文章をそのまま使っても十分ですが、ひと手間加えるとグッと心がこもった印象になります。

1. 自分のエピソードを一つ足す

「私も入社したとき、コピー機の使い方がわからなくて焦りました（笑）」のような体験談を一つ加えるだけで、一気にオリジナルなメッセージになります。

AIにこう追加指示してみましょう。

上のメッセージに、先輩社員の失敗エピソード（コピー機でミスした話）を自然に組み込んで、親しみやすさをアップさせてください。

2. 相手の名前や配属先を入れる

「◯◯さん」と名前が入っているだけで、「自分のために書いてくれたんだ」と感じてもらえます。

3. 複数パターンから「いいとこ取り」する

AIに3〜5パターン出してもらって、それぞれの良いフレーズを組み合わせるのもおすすめです。全部を一から自分で考えるより、ずっと楽にオリジナルの文章が完成します。

やってしまいがちなNG例

せっかくのメッセージも、こんな内容だと逆効果になってしまうことも。

  • プレッシャーをかけすぎる：「即戦力として期待しています！」→ 新入社員は不安になりがち。「一緒に成長していきましょう」くらいがちょうどいいです。
  • 内輪ネタを入れすぎる：まだ職場のことを知らない相手には伝わりません。
  • 長すぎる：チャットや寄せ書きでは、コンパクトにまとめるのが大切です。

AIに「新入社員が読んで不安にならない表現に修正して」と頼めば、こうしたNG表現も避けられますよ。

まとめ：AIを「下書き係」にして、気持ちは自分で乗せる

ウェルカムメッセージの「型」を作るのはAIに任せて、そこに自分らしいひと言を加える。これが、忙しい事務職の方にとっての最強の組み合わせです。

新入社員にとって、先輩からのあたたかい一言は想像以上に心に残るもの。「たかがメッセージ」と思わず、AIの力を借りて素敵な歓迎の言葉を届けてみてくださいね。

今年の4月は、AIと一緒に最高のウェルカムメッセージを作りましょう！