会議が終わった後、こんな経験ありませんか？

「あの件、誰がやるんだっけ？」 「期限いつって言ってた？」 「メモは取ったけど、結局何をすればいいのか分からない……」

会議中は必死にメモを取っていたのに、終わってみると何がTo-Doで、何が単なる共有事項なのかごちゃごちゃになっていること、ありますよね。

実はこの「会議メモからアクションアイテムを抜き出す作業」、AIにお願いするとびっくりするほど速く片付きます。今回はその具体的なやり方を、コピペですぐ使えるプロンプト付きでご紹介します。

そもそも「アクションアイテム」ってなに？

アクションアイテムとは、会議で決まった**「次にやるべき具体的な行動」**のこと。たとえば、

  • 「田中さんが見積書を金曜までに作成する」
  • 「総務部で会議室の予約ルールを見直す」
  • 「来週の定例までに資料を共有フォルダにアップする」

こういった「誰が・何を・いつまでに」がセットになった項目です。

会議メモの中にはこのアクションアイテム以外にも、背景説明や雑談、補足情報がたくさん混ざっています。そこからTo-Doだけを正確に拾い上げるのは、意外と手間がかかる作業なんです。

AIに抽出してもらうプロンプト

ChatGPTやCopilotなどのAIチャットに、以下のプロンプトをコピペして使ってみてください。

以下の会議メモから、アクションアイテム（次にやるべきこと）だけを抽出してください。

【出力フォーマット】
- やること：（具体的な内容）
- 担当者：（分かれば記載、不明なら「未定」）
- 期限：（分かれば記載、不明なら「要確認」）

背景説明や感想、共有事項は含めず、行動が必要な項目だけをピックアップしてください。

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（ここに会議メモを貼り付け）

これだけでOKです！

実際にやってみた例

たとえば、こんな会議メモがあったとします。

4/3の営業定例。参加者：佐藤、鈴木、高橋。前回の売上は前年比105%で順調。新規顧客のA社から問い合わせがあり、鈴木さんが来週水曜までに提案資料を作成する。展示会の出展について検討中だが、まだ決定ではない。高橋さんは今月中にCRM上の顧客データを整理しておく。次回定例は4/10。佐藤さんがアジェンダを前日までに共有する。

このメモをプロンプトと一緒にAIに渡すと、こんな結果が返ってきます。

【AIの出力例】

やること担当者期限
A社への提案資料を作成鈴木4/8（水）
CRM上の顧客データを整理高橋4月中
次回定例のアジェンダを共有佐藤4/9（前日）

どうでしょう？ メモを読み返して自分で整理するより、ずっと早くてスッキリしませんか？

ポイントは、「展示会の出展について検討中」のような未確定事項はちゃんと除外されているところ。AIは「行動が必要な項目だけ」という指示をきちんと理解して、まだ決まっていないことは含めないでくれます。

もっと便利に使うコツ3つ

コツ1：メモは雑でも大丈夫

きれいに整理されたメモでなくても、話し言葉っぽいメモや箇条書きが混在していても、AIはちゃんと読み取ってくれます。完璧なメモを取ろうとしなくていいので、気持ちがラクになりますよ。

コツ2：チャットツールのログもそのまま使える

TeamsやSlackのチャット履歴をコピペしてもOK。「この会話の中からアクションアイテムを抽出して」と頼めば、雑多なやりとりの中から必要な部分だけ拾ってくれます。

コツ3：出力形式はカスタマイズできる

「表形式で出して」「Markdownのチェックリストにして」「メールで送れる文面にして」など、好きなフォーマットを指定できます。たとえばこう書き足すだけで、チェックリスト形式になります。

出力はMarkdownのチェックリスト形式（- [ ] ）でお願いします。

やってみると分かる「地味だけど大きい」時短効果

1回の会議で生まれるアクションアイテムの整理に、手作業だと5〜10分。AIならほんの数秒です。

「たった5分でしょ？」と思うかもしれませんが、週に3回会議がある人なら月に1時間以上の節約になります。しかもAIは抜け漏れが少ないので、「あの件忘れてた！」という事故も減らせます。

まとめ

  • 会議メモからアクションアイテムを抜き出すのは、AIが得意な作業
  • プロンプトをコピペして、メモを貼り付けるだけでOK
  • 担当者・期限まで自動で整理してくれる
  • メモは雑でもOK、チャットログでもOK

まずは直近の会議メモで1回試してみてください。「こんなにラクになるの！？」と驚くはずです。明日からの会議後のルーティンが、きっと変わりますよ。