「なんて書けばいいの…」あの焦り、ありませんか？
職場の同僚や取引先からの訃報。突然のことで気持ちが動揺しているのに、「失礼のないメールを早く送らなきゃ」とプレッシャーもかかる——。
お悔やみメールは、ビジネスメールの中でも特に言葉選びが難しいジャンルです。普段使わない敬語や慣用表現が多く、ネットで調べてもどの文例が自分の状況に合うのかわかりにくいですよね。
そんなときこそ、AIチャットを"下書きアシスタント"として使うのがおすすめです。
AIにお悔やみメールを頼むメリット
- スピード：必要な情報を伝えれば、数秒で丁寧な下書きが完成します
- マナーの網羅性：「忌み言葉を避ける」「敬称の使い分け」など、見落としがちなポイントもAIがカバーしてくれます
- カスタマイズが簡単：相手との関係性や状況に合わせて、何度でも書き直せます
もちろん、AIが出した文章は必ず自分の目で確認・調整してから送りましょう。最終判断は人間の役割です。
実際に使えるプロンプト例
ChatGPTやClaude、Geminiなど、お好きなAIチャットで試してみてください。
プロンプト例①：社内の同僚へ送る場合
あなたはビジネスマナーに詳しいアシスタントです。
以下の条件でお悔やみメールの下書きを作ってください。
- 送り先：同じ部署の同僚（山田さん）
- 状況：山田さんのお父様が亡くなった
- トーン：堅すぎず、でも丁寧に
- 注意：忌み言葉（重ね重ね、たびたび等）を避ける
- 長さ：200文字程度
プロンプト例②：取引先へ送る場合
ビジネスメールの専門家として、以下の条件でお悔やみメールを作成してください。
- 送り先：取引先の担当者（佐藤様）
- 状況：佐藤様のお母様が逝去された
- 関係性：月1回の定例会議で顔を合わせる程度
- トーン：フォーマル
- 含めたい内容：お悔やみの言葉、仕事の配慮（急ぎの案件は他の方に相談する旨）
AIの回答をチェックする3つのポイント
AIが作った文面をそのまま送るのはNGです。送信前に、次の3点を必ず確認しましょう。
① 忌み言葉が入っていないか
「重ね重ね」「再び」「続いて」「追って」など、不幸が繰り返されることを連想させる言葉は避けるのがマナーです。AIは基本的に避けてくれますが、念のためチェックしましょう。
② 相手の名前・続柄が正しいか
AIは入力ミスをそのまま使うことがあります。「お父様」と「お母様」の取り違え、名前の漢字間違いなど、基本的な部分こそ見直しが大切です。
③ 自分の気持ちがこもっているか
テンプレートどおりの文面でも問題はありませんが、一言だけでも自分の言葉を添えると、受け取った方の心に届きやすくなります。たとえば——
「いつも温かくお声がけくださる山田さんのことですから、きっとご家族思いの時間を過ごされていることと思います。」
こうした一文があるだけで、メール全体の印象がぐっと変わります。
よくある疑問Q&A
Q. AIで弔事のメールを書くのは失礼じゃない？
A. 大切なのは「相手を思いやる気持ち」と「正確で丁寧な表現」です。AIはあくまで下書きの道具。最終的に自分の目で見直して送るなら、何も問題ありません。手書きの手紙だって、文例集を参考にしますよね。それと同じです。
Q. メールではなく紙の手紙にすべき？
A. 関係性やお付き合いの深さによります。社内の同僚へのお悔やみ連絡はメールで十分なケースが多いです。一方、特に親しい方や目上の方には手紙や弔電を選ぶこともあります。迷ったら上司に相談するのが安心です。
Q. 件名はどうすればいい？
A. 「お悔やみ申し上げます（○○部 あなたの名前）」のように、シンプルで差出人がわかる件名がベストです。これもAIに「件名も考えて」と追加で頼めばOKです。
まとめ
お悔やみメールは頻繁に書くものではないからこそ、いざというとき慌ててしまいがちです。AIをうまく活用すれば、マナーを押さえた丁寧な文面をすばやく準備できます。
ポイントをおさらいしましょう。
- AIチャットに「相手」「状況」「トーン」を伝えて下書きを作ってもらう
- 忌み言葉・名前・続柄を自分の目で必ずチェックする
- 一言でいいので、自分の気持ちを添える
「書き方がわからない」という不安をAIに任せて、あなたは"気持ちを込める"ことに集中する。それが、AIとうまく付き合うコツです。