「誰も読んでくれない掲示物」問題、ありませんか？
オフィスの掲示板や休憩室に貼るポスター、作ったことはありますか？
「ゴミの分別をお願いします」「会議室の使い方について」「健康診断のご案内」——こういう掲示物って、総務や庶務の方が「ちょっと作っといて」と頼まれがちですよね。
でも、いざ作ると 何を書けばいいか迷う。文字だらけになってしまったり、逆にあっさりしすぎて伝わらなかったり。せっかく作っても「誰も読んでない疑惑」が浮上して、ちょっと悲しくなったり。
実はこれ、AIに相談するだけでグッと改善できるんです。
まずは「何を伝えたいか」を箇条書きでOK
掲示物を作るとき、いきなり完成形を目指さなくて大丈夫です。AIには ざっくりした箇条書き を渡すだけで十分伝わります。
たとえば、こんな感じでお願いしてみましょう。
プロンプト例： 社内の休憩室に貼るポスターの文面を考えてください。以下の内容を伝えたいです。
- 電子レンジの使用後は中を拭いてほしい
- 最近汚れが目立つので改善したい
- 怒った感じではなくやんわりお願いしたい
- 短くて目に入りやすい文面にしてほしい
これだけ伝えれば、AIは「トーンの調整」まで含めて文面を出してくれます。
実際に返ってきた文面がこちら
上のプロンプトを投げたら、こんな感じの提案が返ってきました。
【お願い】電子レンジをキレイに使おう！
使った後は、サッとひと拭きをお願いします 🙏 次の人が気持ちよく使えるように、みんなで心がけましょう。
※備え付けのふきんをご利用ください。
ポイントは3つです。
- タイトルがキャッチーで目に留まる：「お願い」と書くだけで「読まなきゃ」と思わせる効果がある
- 本文が2行で完結：長いと読まれないので、短さは正義
- 具体的なアクションが明確：「ふきんで拭く」と何をすればいいか迷わない
自分で一から考えると30分はかかりそうな内容が、ものの5分でできました。
応用パターン：こんな掲示物もAIにお任せ
電子レンジの例だけじゃもったいないので、事務職の現場でよくある掲示物のパターンをいくつか紹介します。
パターン1：会議室の利用マナー
プロンプト例： 社内の会議室に貼る利用ルールのポスターを作ってください。
- 使用後はホワイトボードを消す
- 椅子を元の位置に戻す
- 延長する場合は予約システムを更新する
- 堅すぎず、でも守ってほしいことが伝わるトーンで
AIが「見出し＋箇条書き＋一言メッセージ」の構成で返してくれるので、そのままWordやPowerPointに貼り付ければ完成です。
パターン2：健康診断のリマインド
プロンプト例： 健康診断の案内ポスターを作りたいです。以下の情報を含めてください。
- 実施日：5月15日（木）・16日（金）
- 場所：3階 多目的室
- 対象：全社員
- 予約方法：社内ポータルから
- 予約期限：4月30日
- 注意事項として前日21時以降は食事を控えること
- 親しみやすいトーンで、つい先延ばしにしがちな人の背中を押す感じに
「うっかり忘れがちな健康診断も、予約は1分で終わります！」みたいな一言を添えてくれて、思わず笑ってしまいました。
ちょっとしたコツ：「誰に」「どんなトーンで」を伝えるだけで激変
AIに掲示物を頼むとき、この2つを追加するだけで出力の質がぐんと上がります。
- 誰に向けた掲示物か：「新入社員向け」「全社員向け」「来客向け」など
- どんなトーンにしたいか：「やんわり」「少しユーモアを入れて」「公式感のある丁寧な文体で」
たとえば同じ「ゴミの分別」でも、「新入社員向けにやさしく」と「全社員向けにピシッと」では、まったく違う文面が出てきます。自分で書くと「これ、きつすぎないかな……」と悩みがちなトーン調整を、AIが一瞬でやってくれるのは本当にありがたいです。
レイアウトの相談までできる
文面ができたら、次に悩むのがレイアウト。「文字の大きさはどれくらい？」「色はどうする？」という部分も、AIに聞けばアドバイスがもらえます。
プロンプト例： この文面をA4サイズのポスターにしたいのですが、レイアウトや配色のアドバイスをもらえますか？PowerPointで作る予定です。
すると、「タイトルは28pt以上で太字」「背景は白、アクセントカラーは1色に絞る」「余白を十分に取る」といった具体的な指示が返ってきます。デザインの知識がなくても、AIのアドバイス通りに設定するだけで、それっぽい掲示物が完成するんです。
まとめ：掲示物作りは「AIに下書きしてもらう」が新常識
社内の掲示物は、凝ったデザインよりも 「伝わる文面」 が大事です。そして、伝わる文面を作るのにデザインセンスや文才は必要ありません。
やることはたった3つ。
- 伝えたい内容を箇条書きでAIに渡す
- ターゲットとトーンを指定する
- 返ってきた文面を微調整して貼り付ける
これだけで、「おっ、今回の掲示物わかりやすいね」と言ってもらえるかもしれません。ぜひ次に掲示物を頼まれたとき、試してみてくださいね。