出欠確認メール、意外と手間かかりますよね

「来月の歓迎会、出欠とっておいて」

こう言われたとき、パッと書き始められますか？私はいつも悩んでいました。件名は何にしよう、締め切りはいつにしよう、返信しやすい書き方ってどんなだろう——考え出すとキリがないんですよね。

さらに厄介なのが、返信してくれない人への催促メール。催促って気まずいし、でも幹事としては人数を確定させないと先に進めない。このストレス、事務職あるあるだと思います。

そんなとき、試しにAIに「出欠確認メールを書いて」とお願いしてみたら、驚くほどスムーズに全部できちゃったんです。

まずはAIに出欠確認メールの下書きを頼んでみよう

ChatGPTやClaudeに、こんなふうにお願い（プロンプト＝AIへの指示文）してみてください。

プロンプト例：

以下の条件で社内の出欠確認メールを作成してください。

  • イベント名：新入社員歓迎会
  • 日時：4月18日（金）19:00〜21:00
  • 場所：駅前の居酒屋「はなの舞」
  • 会費：4,000円
  • 回答期限：4月11日（金）まで
  • 返信方法：メールに「出席」or「欠席」で返信
  • トーン：カジュアルで親しみやすく

これだけで、こんな感じのメールが出てきます。

AIが作ってくれた例：

件名：【要返信】4/18 新入社員歓迎会のご案内＆出欠確認

お疲れさまです。総務部の○○です。

今年も新入社員を迎える季節になりました！ 下記のとおり歓迎会を予定していますので、出欠のご連絡をお願いします。

📅 日時：4月18日（金）19:00〜21:00 📍 場所：駅前の居酒屋「はなの舞」 💰 会費：4,000円（当日集金）

【回答方法】 このメールに「出席」または「欠席」とだけ返信してください。

🗓 回答期限：4月11日（金）まで

新しい仲間を気持ちよくお迎えしましょう！ たくさんのご参加をお待ちしています。

ポイントは、条件を箇条書きで渡すことです。AIは情報が整理されているほど、的確なメールを書いてくれます。逆に「いい感じに書いて」だけだと、曖昧な文面になりがちなので気をつけましょう。

催促メールもセットで作れるのが最高

出欠確認で一番面倒なのは、返信がない人への催促ですよね。角が立たない言い回しにしたいけど、ちゃんと急いでほしい——この絶妙なバランスが難しい。

AIならこんなプロンプトでOKです。

プロンプト例：

先ほどの歓迎会の出欠確認について、期限を過ぎても返信がない人向けの催促メールを書いてください。角が立たず、でも早めに返信してほしいニュアンスで。

AIの回答例：

件名：【再送】歓迎会の出欠、まだの方はお早めに🙏

お疲れさまです。総務部の○○です。

先日ご案内した新入社員歓迎会について、まだご返信をいただけていない方にお送りしています。 お忙しいところ恐れ入りますが、お店の予約人数を確定させたいため、 本日中にご返信いただけると大変助かります。

出席 or 欠席を、このメールへの返信でお知らせください。 よろしくお願いします！

このまま使えるクオリティですよね。自分で書くと「催促してすみません」と過剰に謝りすぎたり、逆にぶっきらぼうになったり。AIはそのあたりのちょうどいい距離感が上手なんです。

応用テク：回答フォーム付きにする

メール返信だと集計が大変……という場合は、Googleフォームを使う方法もあります。AIにフォームの項目設計まで頼めます。

プロンプト例：

出欠確認をGoogleフォームで行いたいです。必要な質問項目を考えてください。歓迎会の情報は先ほどの条件と同じです。

すると「氏名」「所属部署」「出欠」「アレルギーの有無」「一言メッセージ（任意）」など、自分では思いつかなかった項目まで提案してくれます。特にアレルギー確認は、お店選びにも関わるので聞いておくと安心ですよね。

よくある出欠確認シーンとプロンプトのコツ

出欠確認メールが必要になるのは歓迎会だけではありません。よくあるシーンをまとめました。

シーンプロンプトに含めるべき情報
歓送迎会日時・場所・会費・主賓の名前
社内研修日時・場所・研修内容・持ち物
忘年会・新年会日時・場所・会費・二次会の有無
社内イベント（BBQなど）日時・場所・参加費・服装・雨天時の対応
オンライン懇親会日時・ツール（Zoom等）・飲食の準備

どのシーンでも共通するコツは、「誰が・いつまでに・どうやって返信するか」を明確にすること。AIに渡す情報にこの3点を含めておけば、分かりやすいメールに仕上がります。

使ってみた感想：回収率が上がった理由

AIで出欠確認メールを作るようになってから、回答の回収率が明らかに上がりました。

理由を考えてみると、こんな感じです。

  • 返信方法がシンプルで明確（「出席 or 欠席で返信」と一言で書いてある）
  • 必要な情報が整理されている（読む側が迷わない）
  • 催促メールも丁寧（返信しなきゃ、という気持ちになりやすい）

結局、読む人が返信しやすいメールを書けるかどうかが回収率のカギなんですよね。AIはそこが上手なので、幹事の強い味方になってくれます。

まとめ

  • 出欠確認メールはAIに条件を箇条書きで渡すだけで、すぐに下書きが完成する
  • 催促メールもセットで作れるので、ストレスが激減
  • Googleフォームの項目設計まで頼める
  • **「誰が・いつまでに・どうやって返信するか」**を明確にするのがコツ

出欠確認メールは地味だけど頻繁に発生する業務です。AIに任せて空いた時間で、もっと大事な仕事に集中しましょう！