名刺が段ボール3箱→AIに聞いたら30分でExcelリストになった話

机の引き出し、名刺であふれてませんか？

展示会シーズンが終わるたびに増える名刺の山。

「あの人の連絡先どこだっけ？」と名刺ホルダーを何冊もめくった経験、ありませんか？

私の部署では、段ボール3箱分の名刺がロッカーに眠っていました。「いつか整理しよう」と思いつつ半年放置……。そこで試しにAIの力を借りてみたら、たった30分で見違えるほどキレイなリストが完成したんです。

なぜ名刺整理はあと回しになるのか

手作業で名刺をデータ化しようとすると、こんな壁にぶつかります。

• 1枚ずつ手入力がしんどい：会社名・氏名・部署・電話番号・メールアドレス……項目が多すぎる
• 表記ゆれが厄介：「株式会社」と「(株)」、全角半角の混在をどう揃える？
• 重複チェックが大変：同じ人から2回もらった名刺、どっちが最新？

結果、「もう名刺ホルダーに突っ込んでおけばいいや」となりがちです。

AIを使った名刺整理のやり方

やり方はとてもシンプルです。

ステップ1：名刺をスマホで撮影する

まずはスマホのカメラで名刺を撮影します。1枚ずつでもいいですし、机に4〜6枚並べてまとめて撮ってもOKです。

ステップ2：AIに画像を読み取ってもらう

撮った写真をChatGPTやClaudeにアップロードして、こんなふうにお願いします。

プロンプト例：

この名刺の画像から、以下の項目を読み取ってExcelに貼れる形式（タブ区切り）で出力してください。 項目：会社名、部署、役職、氏名、電話番号、メールアドレス、住所 表記ルール：会社名は正式名称（株式会社は略さない）、電話番号はハイフン付き

これだけで、AIがきれいに整形されたデータを返してくれます。

ステップ3：Excelに貼り付けて完成

AIの出力結果をコピーして、Excelにそのまま貼り付ければ完了。タブ区切りなのでセルにきちんと分かれます。

表記ゆれの修正もAIにおまかせ

データ化したあと、こんな追加のお願いもできます。

プロンプト例：

以下の連絡先リストで、同じ人物と思われる重複行を見つけて教えてください。 また「(株)」は「株式会社」に統一してください。

手作業だと目がチカチカする表記ゆれ修正も、AIなら数秒で対応してくれます。

ChatGPTとClaude、どっちがいい？

どちらも十分使えるので、普段使い慣れているほうで試してみてください。

やってみてわかった3つのコツ

1. 撮影は明るい場所で

暗い写真や影が入った写真だと、AIの読み取り精度が下がります。デスクライトの下で撮るのがおすすめです。

2. 最初に「出力フォーマット」を決めておく

「タブ区切りで」「この順番で」と最初に指定しておくと、あとからExcelに貼り付けるときにラクです。途中でフォーマットを変えるとかえって手間が増えます。

3. 100%の精度を期待しない

AIの読み取りは非常に優秀ですが、デザインが凝った名刺や手書きの名刺は誤読することもあります。最後にざっとチェックする時間は確保しておきましょう。それでも手入力するよりずっと早いです。

注意点

• 個人情報の取り扱いに注意：名刺データには個人情報が含まれます。社内のセキュリティポリシーを確認してから使いましょう。会社でAI利用が制限されている場合は、上司に相談してください
• 無料プランの制限：大量の名刺を一度に処理すると、無料プランの利用上限に達することがあります。数十枚なら問題ないことが多いですが、数百枚ある場合は有料プランの検討を
• データの保存先を決めておく：せっかくリスト化しても「あのファイルどこ？」となったら本末転倒です。共有フォルダの決まった場所に保存しましょう

まとめ

• 名刺の写真をAIに送るだけで、Excelリストが作れる
• 表記ゆれや重複チェックもAIに任せられる
• 撮影は明るい場所で、出力フォーマットは最初に決めるのがコツ
• 個人情報の取り扱いには十分注意する
• 手入力で1時間かかる作業が、30分以下に短縮できる

「いつか整理しよう」と思っているなら、まず10枚だけ試してみてください。あまりのラクさに驚くはずです。