社内報の原稿づくり、AIに手伝ってもらったら「書けない」が「楽しい」に変わった

「社内報の原稿、お願いできる？」というプレッシャー

総務や広報を兼務していると、定期的にやってくるのが社内報の原稿依頼。

「今月号に部署紹介を載せたいので、800字くらいで書いてもらえますか？」

この一言で、週末の予定が頭から吹き飛ぶ。何を書けばいいか分からない。自分の部署のことなのに、いざ紹介文を書こうとすると手が止まる。他部署へのインタビュー記事なんて頼まれた日には、もう頭を抱えるしかなかった。

でも、AIに手伝ってもらうようになってから、この「書けない地獄」がウソみたいに軽くなった。

冷静に考えると、社内報が大変なのにはちゃんと理由がある。

つまり、社内報は**「ライターの仕事」を本業の片手間でやらされている**ようなもの。大変に決まっている。

まず最初に助かるのが、ネタ出し。AIチャットにこう聞く。

「社内報に載せる記事のネタを10個提案してください。読者は社員全体で、堅すぎず親しみやすいトーンの社内報です。最近の号では新入社員紹介と社長メッセージを掲載済みです。」

すると、こんな感じで返ってくる。

これだけで**「何を書こう……」のゼロから考える時間**がなくなる。ネタ一覧の中から「これなら取材もしやすいな」と選ぶだけ。10分悩んでいたネタ出しが、1分で終わる。

部署紹介を頼まれたときの使い方がこれ。

「以下の情報をもとに、社内報に載せる部署紹介文を800字程度で書いてください。親しみやすいトーンで、他部署の人が読んで『この部署って何やってるんだろう』が解消される内容にしてください。」

その下に、部署の基本情報をメモ書きで貼る。

・経理部、メンバー6名
・主な業務：請求書処理、経費精算、月次決算、予算管理
・繁忙期は月末と四半期末
・最近の変化：経費精算システムを新しくした
・部署の雰囲気：黙々と作業してるけど実はお菓子好きが多い

これだけで、ちゃんと読める紹介文の下書きが出てくる。あとは事実関係を確認して、自分の言葉に直すだけ。ゼロから書くのと比べたらかかる時間は半分以下になった。

一番感動したのがこれ。誰かにインタビューした内容を記事にまとめるのが本当に苦手だったけれど、AIを使えば驚くほどスムーズにできる。

やり方はこう。

「以下はインタビューのメモです。これを社内報の記事として800字程度にまとめてください。Q&A形式ではなく、読み物風に仕上げてください。本人の言葉を活かしつつ、読みやすく整理してください。」

メモはざっくりで大丈夫。

・入社3年目の田中さん（営業部）
・前職はアパレル販売員
・転職のきっかけは「数字を扱う仕事がしたかった」
・最初は電話対応が苦手だったけど先輩が隣で見守ってくれた
・今は担当顧客を20社持っている
・やりがいは「お客様に名前で呼ばれるようになったとき」
・休日はカフェ巡り

これを投げると、ちゃんと流れのある読み物に仕上がってくる。そのまま載せるのではなく、本人に確認して表現を微調整するのが大事だけど、「白紙からまとめる」のと「下書きを直す」のとでは、しんどさが全然違う。

社内報でAIを使うときに気をつけていることが3つある。

1. 「社内向け」と明示する

「社内報用です」と伝えるだけで、外部向けの堅い文章ではなく、社員が読んで自然なトーンで書いてくれる。

2. 出てきた固有名詞や数字は必ず確認する

AIは雰囲気で数字を入れてくることがある。「創業20年」と書かれていても、本当に20年かは自分で確認する。事実確認は人間の仕事。

3. そのまま載せない

AIの下書きは「70点の原稿」くらい。それを自分の言葉に直して、部署の空気感を足して、本人確認を経て仕上げる。AIはあくまで下書き担当のアシスタント。

社内報の原稿作成は、ネタ出し・構成・文章化・トーン調整と、実はやることが多い。本業の合間にやるには重たすぎる作業だった。

AIに手伝ってもらうようになってから、ネタ出しは1分、下書きは5分、仕上げに15分くらいで1本の原稿が完成するようになった。以前は1本に1〜2時間かかっていたから、劇的な変化だと思う。

「書けない」が「楽しい」に変わったのは、自分のアイデアを形にする部分だけに集中できるようになったから。AIが下書きしてくれるおかげで、「もっとこう書いたほうが面白いかも」と工夫する余裕が生まれた。

社内報担当の方、ぜひ一度試してみてください。