見積書づくりが苦手な事務職へ。AIに叩き台を作らせたら残業が減った話

見積書、地味に時間かかりませんか

上司から「○○案件の見積書、今日中に作って」と言われる。

やることは分かっている。項目を並べて、単価と数量を入れて、合計を出すだけ。でも実際にやってみると項目の洗い出しで手が止まる。

「この作業、項目に入れるべき？」「去年の似た案件、どういう項目構成だったっけ？」「単価の相場ってこれくらいで合ってる？」——こういう迷いが積み重なって、気づけば1時間以上かかっていた。

見積書の作成って、計算自体はExcelがやってくれる。時間がかかるのは「何を書くか」を考える部分なのだ。

AIに見積書の叩き台を作らせる方法

やり方はシンプル。AIチャットにこう送る。

「以下の条件で見積書の項目案を作ってください。案件：社内研修用の動画制作（3本、各5分程度）。納品形式：MP4。想定クライアント：中小企業。項目ごとに単価・数量・小計を表形式で出してください。」

ポイントは4つ。

1. 案件の概要を具体的に書く（何を、いくつ、どんな規模か）
2. 納品形式や条件を入れる
3. クライアントの規模感を伝える（単価の目安に影響する）
4. 表形式で出力を指定する（そのままExcelに貼れる）

これだけで、項目の抜け漏れが少ない叩き台が30秒で出てくる。あとは自社の単価に合わせて数字を調整すればいい。

ChatGPT・Claude・Copilotで比較してみた

「社内研修用の動画制作3本の見積書」という同じお題を3つのAIに投げてみた。

ChatGPTの出力

• 項目の洗い出しが網羅的。企画・撮影・編集・BGM・ナレーションまでしっかり分かれている
• 単価の目安も現実的な範囲で提案してくれる
• 表形式の出力がきれいで、Excelにそのまま貼りやすい
• 「諸経費」「ディレクション費」など、忘れがちな項目も自動で入る

Claudeの出力

• 項目だけでなく、各項目の説明文も添えてくれる
• 「この項目は省略可能です」といった補足コメントが丁寧
• 単価の幅（5万〜10万円）を示してくれるので、上司との相談がしやすい
• 見積書の「備考欄」に書くべき注意事項まで提案してくれた

Copilotの出力

• Excel上で使う場合、関数の提案までセットでくれる
• 項目数はやや少なめだが、シンプルで分かりやすい
• Web検索と連動して、直近の市場相場を反映した単価を出すことがある
• 社内テンプレートがある場合、そこに流し込む手順も教えてくれる

まとめ比較

どれか1つ選ぶなら、項目の洗い出し重視ならChatGPT、単価の相談まで含めたいならClaude、Excelで完結させたいならCopilotがおすすめ。

もっと精度を上げるコツ

過去の見積書を読み込ませる

自社の過去の見積書（PDFやExcelのスクリーンショット）をAIに読み込ませると、自社のフォーマットに合った項目構成で出力してくれる。「この見積書と同じ形式で、別の案件の見積書を作って」と頼むだけでいい。

業界を指定する

「IT業界向け」「建設業界向け」「イベント業界向け」など業界を指定すると、その業界で一般的な項目名や単価感に寄せてくれる。「管理費は総額の10%が相場」といった業界慣習も反映される。

値引きパターンも聞いてみる

「この見積もりから10%値引きする場合、どの項目を調整するのが自然ですか？」と聞くと、値引きの根拠づけまで考えてくれる。上司に「なぜこの金額にしたのか」を説明するときに助かる。

注意点：AIの数字をそのまま使わない

ここだけは強調しておきたい。

AIが出す単価や金額は、あくまで「一般的な相場の目安」にすぎない。 自社の原価や利益率に基づいた最終的な金額は、必ず自分（または上司）が確認して決める必要がある。

AIの役割は「項目の抜け漏れを防ぐ」「叩き台を素早く作る」こと。最終判断は人間がやる。この使い分けさえ守れば、見積書作成の時間は確実に減る。

やってみた感想

正直、見積書作成が一番キツかったのは**「何も書いていない白紙の状態から始めること」**だった。

AIに叩き台を作らせると、白紙の状態がなくなる。「この項目はいらないな」「ここは金額を変えよう」と編集モードで作業できるので、心理的なハードルがぐっと下がる。

体感では、見積書1枚あたりの作成時間が60分 → 20分くらいに短縮された。月に5〜6枚作る人なら、それだけで3〜4時間の節約になる。

浮いた時間で早く帰れるようになったし、見積書の項目漏れで後から修正する回数も減った。「AIに任せる」というより「AIと一緒に作る」くらいの感覚がちょうどいい。