「また同じ質問…」をなくす！社内FAQをAIに作らせたら問い合わせが激減した

「それ、前にも説明しましたよね…？」が口癖になっていた

事務職をしていると、社内のいろんな人から同じ質問をされることってありませんか？

• 「経費精算の申請って、どこからやるんでしたっけ？」
• 「有給の申請フォームってどれ？」
• 「社内便の送り方教えて」

1回ならいいんです。でもこれが週に何回も来ると、正直しんどい。自分の仕事が止まるし、「前にも言ったのに…」とモヤモヤしてしまう。

そこで思いつきました。社内FAQを作って共有すればいいじゃん！

……と思ったものの、FAQ作りって地味に大変なんですよね。質問を洗い出して、分かりやすい回答を書いて、カテゴリ分けして……。忙しい日々の合間にやるにはハードルが高すぎる。

そこで頼ったのがAIです。

ChatGPTとClaudeにFAQの下書きを頼んでみた

やり方はとてもシンプル。以下のようなプロンプトをAIに投げるだけです。

あなたは総務部の事務職です。社内の従業員から日常的に寄せられる問い合わせをもとに、社内FAQを作ってください。以下のジャンルで各3〜5項目、Q&A形式でお願いします。

• 経費精算
• 休暇・勤怠
• 備品・郵便
• ITサポート（パスワード再発行など）

これだけで、ChatGPTもClaudeも10秒ほどで20問近いFAQをずらっと出してくれました。

AIが作ったFAQの「たたき台」がすごく使える理由

正直、AIが出してくれたFAQはそのまま使えるレベルではありません。社内のシステム名やURLは当然AIには分からないので、そこは自分で書き換える必要があります。

でも「たたき台」としてはめちゃくちゃ優秀なんです。なぜかというと──

1. 質問の洗い出しを代わりにやってくれる

自分一人で「よくある質問って何だっけ？」と思い出すのは大変。AIは一般的な企業でよくある問い合わせパターンを網羅的に出してくれるので、「あ、これも入れなきゃ」と気づけます。

2. 回答の言い回しが丁寧で分かりやすい

自分で書くと「◯◯システムから申請してください」で終わりがち。AIは手順を番号付きで書いてくれたり、補足説明を添えてくれたりするので、読む側にとって親切な文章になります。

3. カテゴリ分けまでやってくれる

「経費精算」「勤怠」「IT関連」のようにジャンルごとに整理してくれるので、あとから探しやすいFAQに仕上がります。

実際にやった手順（所要時間：約40分）

1. AIにFAQのたたき台を出してもらう（5分）
2. 自社に合わせて内容を修正する（20分） →システム名・URL・担当部署などを実際の情報に差し替え
3. AIに「この内容で分かりにくいところはある？」と聞く（5分） →読み手目線で改善点を指摘してくれる
4. 社内チャットやイントラに貼って共有（10分）

トータル40分ほどで、20項目超のFAQが完成しました。自力でゼロから作ったら、半日はかかっていたと思います。

ChatGPT vs Claude、どっちがFAQ作りに向いている？

どちらも十分使えますが、私が感じた違いはこんな感じです。

個人的には、最初のたたき台はChatGPTで一気に出してもらって、分かりにくい部分はClaudeにレビューしてもらう、という使い分けがしっくりきました。

FAQ公開後、問い合わせが本当に減った

FAQを社内チャットの固定メッセージに貼ったところ、効果はてきめん。

「経費精算どうやるの？」系の質問は体感で7割減。聞かれても「FAQ見てね」の一言で済むようになりました。

さらに嬉しかったのが、後輩が「FAQに載ってないけど追加してほしい」と連絡してくれるようになったこと。FAQ自体がコミュニケーションのきっかけになって、チーム全体の情報共有が良くなった実感があります。

まとめ：FAQ作りこそAIの得意分野

「FAQを作ろう」と思っても、ゼロから書き始めるのは正直しんどいですよね。でもAIを使えば、たたき台を一瞬で作ってもらい、自分は修正するだけ。この流れなら、忙しい事務職の方でもスキマ時間で取りかかれます。

同じ質問に何度も答えてモヤモヤしている方、ぜひ一度AIにFAQの下書きを頼んでみてください。「もっと早くやればよかった！」と思うこと間違いなしです。