何が起きたか

総務から頼まれた。「来月の健康診断の案内文、作っておいてくれる？」

内容自体はシンプルなのに、いざ書き始めると意外と手が止まる。日時・場所・持ち物・注意事項を漏れなく入れつつ、読みやすくまとめるのが地味に難しい。過去のお知らせ文をコピペして日付だけ変えようとしたら、去年と会場が違うことに気づいて結局ほぼ全部書き直すことに。

こういう「ゼロから書くほどでもないけど、コピペでは済まない」文書、けっこう多い。

そこで、AIに下書きを作ってもらうことにした。

社内のお知らせ文が地味に面倒な理由

改めて考えてみると、社内連絡文で時間を食うのは情報の整理と構成だった。

伝えたいことは決まっている。でも「どの順番で書けば読みやすいか」「箇条書きにすべきか文章にすべきか」「どこまで丁寧に書くか」で迷ってしまう。

さらに厄介なのが、読み手のレベルがバラバラなこと。新入社員にも、ベテラン社員にも、同じ文面で伝わらなければいけない。結果、あれこれ悩んで30分以上かかることもある。

AIが得意なのはまさにこの「情報を構成する」部分。必要な情報を箇条書きで渡すだけで、読みやすい連絡文に仕上げてくれる。

やり方

AIチャットに、こんなふうに送る。

「以下の内容で社内向けのお知らせ文を作ってください。件名：定期健康診断のご案内。日時：5月15日（木）9:00〜17:00。場所：本社3階 会議室A。対象：全社員。持ち物：健康保険証、問診票（事前に記入）。注意事項：前日21時以降は食事を控えること。トーン：丁寧すぎず、親しみやすく。」

ポイントは4つ。

  1. 文書の種類を明示する（お知らせ、案内、依頼、報告など）
  2. 必要な情報を箇条書きで渡す（日時・場所・対象・持ち物など）
  3. トーンを指定する（堅め、カジュアル、親しみやすくなど）
  4. 読み手を意識した指示を加える（「新入社員にもわかるように」など）

これだけで、そのまま回覧できるレベルのお知らせ文が出てくる。

ChatGPT・Claude・Copilot で比較してみた

同じ依頼を3つのAIに投げて、出てきた文面を比べた。

ChatGPTの下書き

  • 構成がきっちりしている。件名・本文・箇条書きが整理されて出てくる
  • ビジネス文書の「型」に忠実で安定感がある
  • 「お疲れ様です」から始まる王道パターン
  • やや堅めの印象になることが多い

Claudeの下書き

  • 文章が自然で読みやすい。「お堅い社内文書」感が薄い
  • 必要に応じて補足説明を追加してくれる（例：「問診票は総務課で配布しています」など）
  • 「こういう情報も追加しますか？」と提案してくれることがある
  • 柔らかいトーンを指定したときの仕上がりが良い

Copilotの下書き

  • Wordと連携させると、テンプレートに沿って直接文書を作れる
  • Outlookで社内メールとして送る場合はそのまま使えて便利
  • 出力の自由度はやや低めだが、Microsoft環境との相性は抜群

どれを使うべき？

  • 堅めの公式文書 → ChatGPT が安定
  • 読みやすさ重視の案内文 → Claude がおすすめ
  • Officeツールでそのまま仕上げたい → Copilot が楽

正直、どれを使っても十分なクオリティ。大事なのは「自分で悩まず、まずAIに投げてみる」こと。

実際にやってみた結果

健康診断の案内文をClaudeに作ってもらい、少しだけ手直しして社内に回覧した。

翌日、先輩から「今回のお知らせ、いつもよりわかりやすいね」と言われた。AIが作ったとは言っていない。

調子に乗って、その後もいくつかの社内連絡文をAIで作成した。

  • オフィス移転のお知らせ
  • 年末年始の休業案内
  • 社内イベントの参加募集
  • 備品購入申請フローの変更連絡

どれも5分以内に下書きが完成した。以前は1本あたり20〜30分かかっていたので、4本書いても以前の1本分の時間で終わる計算になる。

もっと上手に使うコツ

何度かAIでお知らせ文を作ってみてわかったコツがある。

1. 過去の文書を参考として渡す

「前回のお知らせ文はこんな感じでした」と過去の文面を貼り付けると、社内のトーンや書式に合わせた文面を作ってくれる。会社ごとの「らしさ」を再現しやすい。

2. 「Q&Aも作って」と追加で頼む

お知らせ文と一緒に「想定される質問と回答も3つ作って」と頼むと、FAQ付きの案内文ができる。「この場合はどうなるの？」という問い合わせが減って、結果的に自分の仕事も楽になる。

3. 「小学生でもわかるように」と言ってみる

専門用語が多くなりがちな内容（システム変更のお知らせなど）は、あえて「小学生でもわかるように」と指定すると、驚くほどシンプルな文面になる。社内連絡は伝わってナンボなので、わかりやすさは正義。

注意すること

便利だけど、気をつけたいポイントもある。

  • 日時・場所・金額などの事実情報は必ず自分で確認する。AIは渡した情報をもとに文章を組み立てるだけなので、元の情報が間違っていたらそのまま間違った文書ができる
  • 社外秘の情報を外部AIにそのまま入力しない。社内ルールを確認して、機密情報の取り扱いには注意する
  • 最終チェックは人間の目で。誤字脱字、敬称の間違い、日付のズレなど、AIでも見落とすことはある

まとめ

社内のお知らせ文は、AIとの相性がとても良い仕事のひとつ。

「伝えたい情報を箇条書きで渡して、読みやすい文章に整えてもらう」——これだけで、今まで30分かかっていた作業が5分で終わる。

しかも、自分で書くより読みやすい文面ができることも多い。悔しいけど事実だ。

まずは次の社内連絡で試してみてほしい。「お知らせ文、AIに書いてもらったんだけど」と同僚に言ったら、きっと「え、教えて！」と言われるはず。