社内マニュアルを作るのが苦手？AIに手順書の下書きを任せたら2時間が30分になった

「マニュアル作っておいて」が一番つらい

事務職あるあるだと思うのですが、上司から「○○の手順書、作っといて」と言われたとき、正直けっこう憂鬱になりませんか？

自分では毎日やっている業務なのに、いざ「人に伝わるように書いて」と言われると手が止まる。何をどの順番で書けばいいのか、どこまで詳しく書けばいいのか、考え始めるとキリがない。結局、半日以上かかってしまって他の仕事が押す……という経験、私だけじゃないはずです。

そこで試したのが、AIにマニュアルの下書きを作ってもらう方法です。

やり方はシンプル：箇条書きメモをAIに渡すだけ

難しいことは一切ありません。やることは3つだけです。

① 自分の作業をざっくり箇条書きにする

まずは自分がやっている手順を、メモ帳にバーッと書き出します。きれいに書く必要はゼロ。たとえばこんな感じです。

・月末に売上データをシステムからCSVでダウンロード
・Excelに貼り付けて部門ごとにフィルタ
・合計をSUMで出す
・フォーマットに転記して課長に提出

② AIに「これをマニュアルにして」と頼む

ChatGPTやClaudeに、こんなプロンプトを送ります。

以下の箇条書きをもとに、事務職の新人でも迷わず作業できる
業務マニュアルを作成してください。
手順は番号付きで、操作画面の場所や注意点も補足してください。

【手順メモ】
（ここに箇条書きを貼り付ける）

③ 出てきた下書きを手直しする

AIが出してくれた下書きは、たいてい8割くらいそのまま使えます。自分しか知らない細かいルール（「課長不在のときは係長に出す」など）を書き足せば完成です。

実際にやってみた：経費精算の手順書

試しに「経費精算の申請手順」をAIに書いてもらいました。

私が渡したのは、こんなざっくりメモです。

・領収書をもらう
・経費精算システムにログイン
・新規申請→勘定科目を選ぶ
・金額と日付を入力、領収書の写真を添付
・上長承認に回す

たった5行のメモから、ChatGPTは「ログインURL」「勘定科目の選び方の補足」「よくある入力ミスの注意」まで含めた、見出し付き・番号付きの立派な手順書を出してくれました。

Claudeに同じメモを渡したところ、こちらは「申請前の確認チェックリスト」や「承認が差し戻されたときの対応」まで補足してくれて、より実務寄りの内容になりました。

どちらも「自分がゼロから書いたら2時間コース」の内容が、手直し込みで30分以内に完成しました。

ChatGPTとClaude、どっちがいい？

両方試した感想をまとめると、こんな違いがありました。

正直、どちらを使っても十分助かります。好みで選んでOKです。

もっと上手に使うコツ3つ

AIにマニュアルを作ってもらうときに、知っておくと仕上がりがグッと良くなるコツを3つ紹介します。

コツ1：読み手を伝える

「新入社員向け」「派遣スタッフ向け」「他部署の人向け」など、誰が読むマニュアルなのかをプロンプトに書くと、説明の詳しさが適切に調整されます。

コツ2：フォーマットを指定する

「手順は番号付きリストで」「注意点は【注意】マークをつけて」など、出力形式を指定すると、あとから社内テンプレートに貼り付けやすくなります。

コツ3：「抜けている手順はある？」と聞く

下書きが出てきたら、「この手順で抜けているステップはありますか？」と追加で聞いてみてください。自分では当たり前すぎて書き忘れていた手順をAIが指摘してくれることがあります。これが意外と役に立ちます。

まとめ：マニュアル作成はAIとの「共同作業」がベスト

マニュアルや手順書は、業務を知っている自分＋文章を整えるのが得意なAIの組み合わせが最強です。

ゼロから完璧な文章を書こうとするのではなく、「メモを渡して → AIに整えてもらって → 自分で仕上げる」の3ステップで考えると、一気にハードルが下がります。

「マニュアル作って」と言われて憂鬱になっていた方、ぜひ今日から試してみてください。きっと「もっと早く使えばよかった」と思うはずです。