会議の準備、地味にしんどくないですか？
「来週の定例会議、アジェンダまとめておいて」
上司からのこの一言、地味にプレッシャーですよね。議題を集めて、時間配分を考えて、資料の有無を確認して……。会議そのものより準備のほうが時間かかってるなんてこと、ありませんか？
私も以前は、アジェンダ作成に毎回30分〜1時間かけていました。特に議題の時間配分で悩むんですよね。でもAIに手伝ってもらうようになってからは、だいたい5分で終わるようになったんです。
今回は、事務職の私が実際にやっているAIを使ったアジェンダ作成のコツを紹介します。
そもそもアジェンダって何を書けばいいの？
まずは基本のおさらいです。一般的なアジェンダに含める項目はこんな感じ。
- 会議名・日時・場所（またはオンラインURL）
- 参加者
- 議題（何を話すか）
- 各議題の時間配分
- 必要な資料の一覧
- 前回の宿題・持ち越し事項
これを毎回ゼロから考えるのが大変なんですよね。でもAIなら、ざっくり伝えるだけで整った形にしてくれます。
実際にAIにお願いしてみた
プロンプトの例
私がよく使うプロンプトはこんな感じです。
来週月曜10時からの営業部定例会議（1時間・オンライン）のアジェンダを作ってください。 議題は以下の3つです。 ・4月の売上報告（佐藤さん担当） ・新商品キャンペーンの進捗（田中さん担当） ・GW期間の当番体制について（全員で相談） 前回の宿題：見積書テンプレートの更新（鈴木さん）
ポイントは、箇条書きでざっくり伝えること。文章で長々書くより、箇条書きのほうがAIは整理しやすいようです。
ChatGPTの回答
ChatGPTは、各議題に時間配分を自動で振り分けてくれました。「売上報告20分、キャンペーン進捗20分、当番体制15分、まとめ5分」のように、1時間にきっちり収まる形で提案してくれます。フォーマットも表形式で見やすく、そのままコピペして使えるレベルでした。
Claudeの回答
Claudeは時間配分に加えて、「この議題では事前にこの資料を共有しておくとスムーズです」といった補足コメントをつけてくれました。会議の進行を一歩先まで考えてくれる感じで、特に慣れていない会議の進行役（ファシリテーター）を任されたときには心強い味方です。
AIアジェンダ作成のコツ3つ
実際に何度もやってみて分かった、うまくいくコツを3つ紹介します。
コツ1：「会議の目的」を一言添える
「今回の会議のゴールは、GW当番のシフトを確定させることです」のように、会議全体のゴールを伝えると、AIが議題の優先順位や時間配分を調整してくれます。ゴールが明確な会議って、参加者にとっても助かりますよね。
コツ2：前回の議事録を貼り付ける
前回の議事録や宿題リストがあれば、プロンプトに貼り付けてしまいましょう。AIが「前回の宿題」「持ち越し事項」を自動で拾って、アジェンダに組み込んでくれます。抜け漏れ防止に最強です。
コツ3：「〇分の会議で」と制約をつける
「30分の会議で」「1時間の会議で」と時間を指定すると、AIがその枠に収まるように時間配分を計算してくれます。「議題が多すぎて時間オーバー」という事故も、事前に防げます。
やってみて感じたメリット
AIにアジェンダ作成を任せるようになって、こんな変化がありました。
- 準備時間が30分→5分に短縮。浮いた時間で資料の確認ができる
- 時間配分が明確になるので、会議がダラダラ延びなくなった
- 持ち越し事項の抜け漏れがなくなった
- 参加者から「アジェンダが見やすくなった」と褒められた（地味にうれしい）
注意点：丸投げはNG！
便利なAIですが、注意点もあります。
- 社外秘の情報をそのまま貼り付けるのは要注意。会社のAI利用ポリシーを確認しましょう
- AIが提案した時間配分はあくまで目安。実際の会議のクセ（この人の報告は長くなりがち…など）は自分で微調整しましょう
- アジェンダは送信前に必ず目を通す。AIが勝手に議題を追加していることもあります
AIはあくまで「下書き担当」。最終チェックは人間の仕事です。
まとめ
会議のアジェンダ作成は、AIとの相性が抜群のタスクです。
- 議題を箇条書きにする
- AIに投げる
- 出てきたアジェンダを微調整する
たったこれだけで、毎回の会議準備がグッとラクになります。議事録をAIに任せている方は多いと思いますが、会議の"前"もAIに手伝ってもらうと、仕事全体の流れがスムーズになりますよ。
ぜひ次の会議で試してみてくださいね。