会議のあと「で、誰が何するんだっけ？」をなくす──AIでフォローアップメールを3分で送る方法

会議は終わった。でも「共有」が終わっていない

会議が終わると、ほっとして自分の作業に戻りたくなりますよね。

でも30分後、こんなチャットが飛んできた経験はありませんか？

「さっきの件、結局どうなったんでしたっけ？」
「担当って誰になったんですか？」
「次のミーティングいつでしたっけ？」

会議で決まったことは、共有されて初めて"決定"になる。 これ、当たり前のようで意外と抜けがちなポイントです。

議事録を作るほどでもない打ち合わせ。でも口頭だけだと忘れる。そんなときに便利なのがフォローアップメールです。

ただ、これを毎回手で書くのが地味に面倒なんですよね。

フォローアップメールが面倒な3つの理由

何をどこまで書くか迷う：全部書くと長すぎるし、省きすぎると伝わらない
箇条書きの粒度が揃わない：「A社の件は来週までに対応」と「予算について再検討」が同じ箇条書きに並ぶと読みにくい
敬語のバランスが難しい：社内向けなのにかしこまりすぎたり、逆にラフすぎたり

結果、「あとで書こう」がそのまま翌日になり、翌日には記憶があいまいになり……共有されないまま次の会議を迎える。よくあるパターンです。

AIに頼めば、メモを貼るだけで完成する

やり方はとてもシンプルです。会議中に取ったメモ（走り書きでOK）をAIに渡して、フォローアップメールの形に整えてもらうだけ。

基本のプロンプト

以下は社内会議のメモです。参加者全員に送るフォローアップメールを作成してください。

【条件】
- 社内向けなので堅すぎないトーン
- 決定事項・担当者・期限をそれぞれ箇条書きで整理
- 未決定の事項があれば「持ち越し事項」として分ける
- 次回の予定があれば末尾に記載

【会議メモ】
・4/10のマーケ定例
・参加者：田中部長、佐藤さん、鈴木さん、わたし
・新商品のチラシ、デザイン案Bに決定
・チラシの印刷手配は鈴木さんが来週金曜までに
・SNS告知の文面は佐藤さんが下書き→田中部長確認
・予算オーバーしそうなので見積もり取り直し必要（誰がやるか未定）
・次回は4/17（木）15時

AIが作ってくれるメール（例）

件名：【共有】4/10 マーケ定例のまとめ

お疲れさまです。本日のマーケ定例で決まったことを共有します。

■ 決定事項
・新商品チラシ → デザイン案Bで進行

■ アクション（担当・期限）
・チラシ印刷手配：鈴木さん（4/17まで）
・SNS告知の下書き：佐藤さん → 田中部長確認（期限は別途調整）

■ 持ち越し事項
・チラシ印刷の見積もり取り直し（担当未定・次回会議で決定）

■ 次回ミーティング
・4/17（木）15:00

確認漏れや補足があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。

走り書きのメモが、こんなに整った共有メールになります。所要時間はコピペ＋微調整で約3分。

もっと上手に使う3つのコツ

コツ1：メモは雑でいい

AIは文脈を読んでくれるので、「チラシBに決まり。鈴木さん印刷。来週金曜」くらいのメモでも十分通じます。きれいにメモを取ることに集中しすぎて、会議の内容を聞き逃すほうが問題です。

コツ2：「トーン」を指定する

同じ内容でも、送る相手によってトーンは変わります。

社内チーム向け → 「カジュアルめの社内メールで」
上司・役員含む → 「ですます調で丁寧めに」
他部署向け → 「初見の人にも分かるよう背景を一文追加して」

プロンプトに一行追加するだけで、空気を読んだメールを作ってくれます。

コツ3：テンプレとして"型"を保存しておく

毎週の定例会議など、同じ形式で共有メールを送る場合は、一度うまくいったプロンプトをメモ帳やNotionに保存しておきましょう。次回からはメモ部分だけ差し替えればOKです。

議事録とフォローアップメール、どう使い分ける？

「議事録を作ればフォローアップメールはいらないのでは？」と思うかもしれません。使い分けの目安はこんな感じです。

	議事録	フォローアップメール
目的	公式な記録として残す	「次に何するか」をすぐ共有する
分量	詳細（発言内容なども含む）	要点だけ（1画面で読める量）
向いている場面	役員会議、プロジェクトのキックオフ	チーム定例、短い打ち合わせ
作成時間	30分〜1時間	3〜5分

日常の打ち合わせにはフォローアップメールで十分なことが多いです。「議事録を作るほどでもないけど、口頭だけだと不安」という場面でこそ活躍します。

よくある質問

Q. メモを取り忘れた場合は？ ZoomやTeamsの録画・文字起こし機能を使っていれば、そのテキストをAIに渡せばOKです。「この文字起こしからフォローアップメールを作って」と頼むだけで対応できます。

Q. 間違った内容が書かれていたらどうする？ AIはあくまでメモの内容をもとに文章を作るので、メモが間違っていれば当然間違います。送信前に決定事項と担当者だけは必ず目視チェックしましょう。ここだけ確認すれば、文章表現の部分はAIに任せて大丈夫です。

Q. チャットツール（Slackなど）で共有する場合は？ プロンプトに「Slackに投稿する形式で作って。件名は不要、本文のみ」と追加すれば、チャット向けのフォーマットに変えてくれます。

まとめ：会議の価値は「そのあと」で決まる

どんなに良い会議をしても、決まったことが共有されなければ意味がありません。

AIを使えば、走り書きのメモが3分で整ったフォローアップメールになります。議事録ほどの手間はかけたくない、でも「言った言わない」は避けたい。そんな日常の打ち合わせにぴったりの方法です。

まずは次の会議のあと、メモをAIに貼り付けるところから試してみてください。「あれ、誰がやるんだっけ？」がなくなるだけで、チームの動きがぐっとスムーズになりますよ。