AIで議事録作成が劇的にラクになった話──録音→要約まで一気通貫

会議が終わった瞬間、もう一つの"仕事"が始まる問題

「はい、じゃあ議事録よろしくね」──この一言、何回聞きましたか？

わたしも事務職として毎週のように議事録を書いてきましたが、正直これがいちばん地味にしんどい作業でした。会議中に必死にメモを取って、終わったあとに思い出しながら清書して、上司に確認を出して、修正して……。30分の会議なのに議事録に1時間かかることもザラです。

でも最近、AIを活用するようになってから議事録作成が15分以内で終わるようになりました。今回はそのやり方を、できるだけ分かりやすく紹介します。

ステップ1：まずは会議を録音・文字起こしする

議事録の土台は「文字起こし」です。最近は無料〜低コストで使える文字起こしツールがたくさんあります。

• Microsoft Teams / Zoom：録画機能をONにすると自動で文字起こし（トランスクリプト）が生成されます
• Googleドキュメント：「ツール」→「音声入力」でリアルタイム文字起こしが可能
• CLOVA Note / notta：スマホで録音するだけで文字起こししてくれるアプリ

ポイントは、完璧な文字起こしでなくてOKということ。多少の誤変換があっても、次のステップでAIが文脈を読んで補正してくれます。

ステップ2：AIに要約してもらう

文字起こしのテキストが手に入ったら、ChatGPTやClaudeに貼り付けて要約してもらいます。ここが最大の時短ポイントです。

おすすめプロンプト

以下は社内会議の文字起こしです。次のフォーマットで議事録を作成してください。

【フォーマット】
■ 会議名：
■ 日時：
■ 参加者：
■ 議題と決定事項：（箇条書き）
■ ToDo：（担当者・期限つき）
■ 次回予定：

【文字起こし】
（ここにテキストを貼り付け）

このプロンプトを使うだけで、AIが話の流れを整理して、決定事項とToDoまで抽出してくれます。

ステップ3：出力を確認・修正する

AIが出してくれた議事録は8割方そのまま使えるレベルですが、以下のポイントは必ず人の目でチェックしましょう。

チェックリスト

• 固有名詞：人名・社名・製品名が正しいか（AIは聞き間違いをそのまま要約することがあります）
• 数字・日付：金額や期限が文字起こしどおりか
• ニュアンス：「検討する」と「決定した」の違いなど、温度感がズレていないか
• 機密情報：社外秘の内容を外部AIサービスに貼り付けていないか

特に機密情報の取り扱いは要注意です。社外秘の会議内容をそのまま外部のAIに投げるのはNGな会社も多いので、社内ルールを必ず確認してください。Microsoft 365のCopilotなど、社内環境で完結するAIツールが使えるなら、そちらを優先しましょう。

実際どのくらい時短になる？

わたしの体感ですが、こんな感じです。

もちろん会議の長さや内容によって前後しますが、体感で8割くらいの時間が浮くイメージです。浮いた時間でコーヒーを飲むもよし、別の仕事を片付けるもよし。

よくある質問

Q. 文字起こしが雑でもAIは理解してくれる？

A. はい、かなり理解してくれます。多少の「えー」「あのー」が混ざっていても、AIは文脈から本筋を拾ってくれます。ただし、専門用語が多い会議では固有名詞リストをプロンプトに添えるとさらに精度が上がります。

Q. 英語が混ざる会議でも大丈夫？

A. ChatGPTもClaudeも多言語対応なので、日英混在でも問題なく要約できます。「出力は日本語で」と指定するだけでOKです。

Q. 1時間を超える長い会議でも使える？

A. 使えます。ただしAIに貼り付けられるテキスト量には上限があるので、長い会議の場合は議題ごとに分割して貼り付けるのがコツです。「前半パート」「後半パート」のように分けても、最後に「これまでの議事録をまとめてください」と頼めば統合してくれます。

まとめ：議事録は"AIに下書きしてもらう時代"

議事録作成は、AIとの相性が抜群にいいタスクです。理由はシンプルで、「長い話を短くまとめる」のはAIが最も得意とする仕事だからです。

はじめの一歩として、次の会議でぜひ試してみてください。

1. 会議を録音する（Teamsの録画ボタンを押すだけでOK）
2. 文字起こしテキストをAIに貼り付ける
3. 上のプロンプトで議事録を生成する
4. 人の目でチェックして完成

一度やってみると「なんで今までこれ手作業でやってたんだろう」と思うはずです。議事録の残業から解放される日は、もうすぐそこです。