会議前の準備、ちゃんとできていますか？

「明日の会議、何を話すんだっけ……？」

事務職をしていると、自分が主催じゃない会議にも呼ばれることが多いですよね。議題は共有されているけど、背景がよくわからない。前回の決定事項も曖昧。でも「ちゃんと準備して臨みたい」という気持ちはある——そんな経験、ありませんか？

実はこの「会議の事前準備メモ」こそ、AIにお願いするのにぴったりな仕事なんです。

今回は、ChatGPTなどのAIチャットを使って、会議前の準備メモを3分でサクッと作る方法をご紹介します。

なぜ会議準備にAIが向いているの？

会議の事前準備でやることは、だいたい決まっています。

  • 前回の会議で何が決まったか振り返る
  • 今回の議題に関連する情報を整理する
  • 自分が聞かれそうなこと・発言すべきことを考える
  • 必要な資料やデータを確認する

これらは「情報を整理してまとめる」作業なので、AIの得意分野です。自分の頭の中にあるバラバラな情報をAIに伝えれば、きれいに整理してくれます。

コピペで使えるプロンプト

さっそく、実際に使えるプロンプトをご紹介します。ChatGPTやCopilotなど、お好きなAIチャットに貼り付けてみてください。

基本のプロンプト

以下の情報をもとに、会議の事前準備メモを作ってください。

【会議名】（例：月次営業報告会）
【日時】（例：4月7日 14:00〜）
【参加者】（例：営業部・企画部・自分）
【議題】（例：4月のキャンペーン施策について）
【前回の決定事項】（例：3月はチラシ配布を実施、効果は検証中）
【自分の役割・立場】（例：事務担当として数値データを管理）

以下の形式でまとめてください：
1. 会議の目的（1〜2行）
2. 前回からの経緯まとめ（箇条書き）
3. 今回の議題に対して確認すべきポイント
4. 自分が準備しておくべきこと
5. 想定される質問と回答案

実際に使ってみた例

たとえば、こんなふうに入力します。

以下の情報をもとに、会議の事前準備メモを作ってください。

【会議名】月次キャンペーン振り返り会議
【日時】4月7日 14:00〜15:00
【参加者】営業部・マーケティング部・自分（総務）
【議題】3月キャンペーンの効果検証と4月施策の方向性
【前回の決定事項】3月はSNS広告とチラシ配布を実施。効果測定は4月に報告予定。
【自分の役割・立場】総務として経費データと配布実績を管理している

以下の形式でまとめてください：
1. 会議の目的
2. 前回からの経緯まとめ
3. 今回確認すべきポイント
4. 自分が準備しておくべきこと
5. 想定される質問と回答案

すると、AIがこんな感じで返してくれます。

  • 会議の目的：3月施策の効果を振り返り、4月の方向性を決定する
  • 前回からの経緯：SNS広告とチラシを実施済み、効果測定が今回の焦点
  • 自分が準備すべきこと：経費の内訳データ、チラシ配布枚数の実績表
  • 想定質問：「チラシの単価はいくらだった？」→ 経費データから回答可能

このように、自分の役割に合った具体的な準備メモが一瞬でできあがります。

もっと活用するコツ3つ

コツ1：「わからないこと」もそのまま書く

「前回何が決まったかよく覚えていない」「議題の背景がわからない」——そんなときも、正直にAIに伝えてOKです。

前回の会議には参加していなかったので、決定事項がわかりません。
一般的な月次振り返り会議で確認されそうなポイントを想定して、
準備メモを作ってください。

完璧な情報がなくても、AIは一般的なビジネスの流れから「こういうことが話題になりそう」と推測してくれます。

コツ2：役割を伝えると精度アップ

「自分は事務職で、データ管理を担当している」と伝えるだけで、AIの出力がグッと具体的になります。「売上データの推移表を印刷しておく」「経費精算の締め切りを確認しておく」など、自分の立場に合ったアドバイスが返ってきます。

コツ3：準備メモのテンプレートとして保存する

一度作った準備メモのフォーマットが気に入ったら、それをテンプレートとして保存しておきましょう。たとえば、WordやGoogleドキュメントに「会議準備メモテンプレ」として貼っておけば、次回からは議題と日時を入れ替えるだけで、毎回同じクオリティの準備ができます。

「ちゃんと準備してきたね」と言われる人になろう

会議の事前準備は、やったかやらなかったかが意外と周りに伝わるものです。的確な質問ができたり、聞かれたことにすぐ答えられたりすると、「この人、ちゃんとしてるな」という信頼につながります。

でも、毎回の会議に完璧な準備をするのは大変ですよね。だからこそ、AIの力を借りて「3分で80点の準備」を習慣にしてみませんか？

まずは次の会議で、今回のプロンプトを試してみてください。きっと「もっと早く使えばよかった！」と思うはずです。

まとめ

  • 会議の事前準備メモ作りはAIの得意分野
  • コピペプロンプトに会議情報を埋めるだけでOK
  • 情報が不完全でも、AIが一般的な流れから補完してくれる
  • 自分の役割を伝えると、より実用的なメモができる
  • テンプレート化すれば毎回の準備が楽になる

AIを「優秀なアシスタント」として使って、会議準備のストレスを減らしていきましょう！