「新人さんの資料、お願いね」が毎年つらい
4月になると聞こえてくる、あの言葉。
「今年の新入社員の受け入れ資料、よろしくね」
去年のファイルを引っ張り出すと、部署名が変わっていたり担当者が異動していたり。結局ほぼ作り直しで、通常業務の合間に何日もかかっていた。
今年は試しにAIに手伝ってもらったら、半日で完成した。しかも新人さんから「分かりやすかったです」と言われた。そのやり方を紹介します。
オンボーディング資料、何が大変なのか
大変さを分解すると、こうなる。
- 何を書けばいいか分からない：必要な情報が頭の中にバラバラに散らばっている
- 網羅性の不安：「あれ書き忘れてないかな」が常につきまとう
- 分かりやすく書く難しさ：自分にとっての当たり前を、初めての人に伝わるように書くのが難しい
- 毎年の更新が面倒：去年の資料ベースだけど、変更点の洗い出しに時間がかかる
つまり、「情報はあるけど整理できない」「自分にとっての常識を言語化できない」という壁にぶつかる。これは日報やマニュアル作りと同じ構造で、AIが得意なジャンルでもある。
AIへの頼み方
まず、AIにたたき台を作ってもらう。プロンプトはこんな感じ。
「以下の情報をもとに、新入社員向けのオンボーディング資料を作ってください。入社初日に読んで業務の全体像が分かるように、見出し付きで整理してください。」
その下に、思いつく情報をメモ書きで並べる。
・部署は総務部、メンバーは5人
・勤怠はfreeeで打刻、9時始業17時半終業
・お昼休みは12時〜13時、社食は3階
・電話は3コール以内に取る、取り次ぎメモはSlackの#受電チャンネルに投稿
・郵便物は毎朝10時に届く、仕分けして各部署の棚へ
・備品発注はGoogleフォームで申請
・会議室予約はOutlookの予定表から
・ゴミ出し当番は週替わり、表は給湯室に掲示
・月末は請求書処理で忙しい
・分からないことは佐藤さんに聞く
箇条書きのメモでOK。きれいに書く必要はない。
実際にやってみた結果
ChatGPTの場合
📋 総務部 オンボーディングガイド
■ 部署概要
・所属：総務部（メンバー5名）
・主な業務：勤怠管理、備品管理、郵便物対応、電話対応、請求書処理など
■ 勤務について
・勤務時間：9:00〜17:30
・勤怠管理：freeeで打刻（出勤時・退勤時）
・昼休み：12:00〜13:00
・社員食堂：3階にあります
■ 日常業務
【電話対応】
・3コール以内に応答してください
・取り次ぎメモはSlackの #受電 チャンネルに投稿
【郵便物】
・毎朝10:00に届きます
・届いたら仕分けして各部署の棚へ配置
【備品管理】
・備品が必要な場合はGoogleフォームから申請
■ ツール・設備
・会議室予約：Outlookの予定表から
・社内連絡：Slack
■ 知っておくと安心なこと
・月末は請求書処理で繁忙期になります
・ゴミ出し当番は週替わり（表は給湯室に掲示）
・困ったことがあれば佐藤さんに相談してください
カテゴリごとにきれいに整理してくれた。
Claudeの場合
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総務部 新入社員ガイド
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【はじめに】
総務部へようこそ！このガイドでは、業務を始めるにあたって
知っておきたい基本情報をまとめています。
【チーム】
・総務部は5名のチームです
・分からないことがあれば、佐藤さんに気軽に聞いてください
【1日のスケジュール】
9:00 出勤・freeeで打刻
10:00 郵便物到着 → 仕分け・各部署へ配布
12:00 昼休み（社食は3階にあります）
17:30 退勤・freeeで打刻
【電話対応のルール】
・3コール以内に出ましょう
・取り次ぎ内容はSlackの #受電 に投稿してください
・テンプレート：「○○様からお電話／△△さん宛／ご用件：□□」
【各種申請・予約】
・備品の発注 → Googleフォームで申請
・会議室の予約 → Outlookの予定表から
【その他】
・ゴミ出し当番：週替わり（当番表は給湯室に掲示）
・月末は請求書処理の繁忙期です。早めにタスクを片付けておくと安心です
1日のスケジュール形式にまとめてくれた。電話メモのテンプレートまで提案してくれるのが気が利いている。
Copilotの場合
# 総務部オンボーディング資料
## 基本情報
| 項目 | 内容 |
|------|------|
| 部署 | 総務部（5名） |
| 勤務時間 | 9:00〜17:30 |
| 打刻 | freee |
| 昼休み | 12:00〜13:00（社食3F）|
## 日次タスク
- [ ] 出勤打刻（freee）
- [ ] 郵便物仕分け（10:00〜）
- [ ] 電話対応（3コール以内、メモは#受電へ）
- [ ] 退勤打刻（freee）
## 覚えておくこと
- 備品発注 → Googleフォーム
- 会議室予約 → Outlook
- ゴミ出し当番 → 週替わり（給湯室に表あり）
- 月末は繁忙期（請求書処理）
- 困ったら → 佐藤さんへ
チェックリスト形式で、毎日確認しながら動けるスタイル。
もっと使いこなすコツ
1. 「初日に不安なこと」を先回りして入れる
「新入社員が初日に不安に思いそうなことをQ&A形式で追加してください」と指示すると、「お昼はどこで？」「服装はどこまでOK？」のような自分では書き忘れるポイントを補ってくれる。
2. 去年の資料を読み込ませて差分を出す
去年の資料を貼って「変更点を洗い出してください」と頼めば、更新が必要な箇所をリストアップしてくれる。
3. 部署ごとにカスタマイズする
ベースの資料ができたら、「これを経理部向けに調整してください」と頼めば部署別バージョンも簡単に作れる。
注意すること
- 個人情報に注意：社員の本名や連絡先をAIに入力するときは、社内ルールを確認する。名前を伏せて「先輩社員」にしておくのも手
- AIの出力を鵜呑みにしない：AIが勝手に追加した情報が混ざることがある。必ず事実確認してから配布する
- 完成品ではなく「たたき台」として使う：自分の経験や職場の空気感を足して仕上げるのがベスト
まとめ
AIを使うと、こう変わる。
| Before | After | |
|---|---|---|
| 資料作成 | 2〜3日 | 半日 |
| 更新作業 | 半日以上 | 30分 |
| 抜け漏れ | 毎年ある | AIが補完 |
4月は新人さんの受け入れでただでさえ忙しい。資料作りはAIに手伝ってもらって、浮いた時間を「直接教える」ことに使う方がお互い嬉しいはず。ぜひ試してみてください。