はじめに：幹事、引き受けた瞬間から胃が痛い問題

4月といえば異動・入社シーズン。そしてやってくるのが 歓送迎会の幹事 というミッション。

「お店どこにする？」「アレルギーの人いたよね？」「案内メール、いつ送る？」「当日の挨拶の順番は？」——考えることが多すぎて、通常業務と並行するのがしんどいですよね。

わたしも先月、課の歓送迎会の幹事に指名されて「うわ、来たか……」と思ったんですが、今回は AIに全力で手伝ってもらう ことにしました。結果、過去イチでスムーズに終わって「段取り上手だね！」とまで言われたので、そのやり方をシェアします。

ステップ1：お店選びの条件整理をAIに壁打ち

まず最初にやったのが、お店選びの条件をAIに整理してもらうこと。

幹事経験が少ないと「何を基準に選べばいいの？」という段階でつまずきがちです。そこでこんなふうに聞いてみました。

プロンプト例： 会社の歓送迎会のお店を選びたいです。参加者は15名、予算は一人5,000円前後、最寄り駅は〇〇駅です。お店選びで確認しておくべきポイントをリストアップしてください。

すると、AIがこんな感じで返してくれます。

  • 個室 or 半個室があるか（挨拶・スピーチがあるなら必須）
  • コース料理の有無と飲み放題の時間
  • アレルギー・食事制限への対応可否
  • 二次会に移動しやすい立地か
  • キャンセルポリシーの確認時期

自分だけで考えると「個室」「予算」くらいしか浮かばなかったのに、AIに聞くだけで抜け漏れチェックリストが一瞬でできました。

ステップ2：案内メールの下書きを3分で作成

お店が決まったら次は 参加者への案内メール。これもAIにお願いしました。

プロンプト例： 歓送迎会の案内メールを作ってください。以下の情報を含めてください。

  • 日時：4月18日（金）19:00〜
  • 場所：〇〇居酒屋 △△店（〇〇駅徒歩3分）
  • 会費：5,000円
  • 出欠回答期限：4月11日（金）まで
  • 送別される方：佐藤さん、歓迎される方：田中さん
  • トーンはカジュアルで親しみやすく

出力されたメールをちょっと手直しするだけで、ものの 3分 で送信できました。

これ、ゼロから書くと「冒頭の挨拶どうしよう」「失礼のない言い回しは……」と悩んで30分くらいかかるんですよね。AIの下書きがあるだけで、「添削するだけ」モードに切り替わるのが本当にラクです。

ステップ3：当日の進行台本も作ってもらう

個人的に一番助かったのがこれ。当日の進行台本をAIに作ってもらったことです。

プロンプト例： 歓送迎会の進行台本を作ってください。所要時間は2時間、送別1名・歓迎1名です。乾杯の挨拶は部長、締めの挨拶は課長にお願いします。歓談の時間もしっかり確保したいです。

AIが「19:00 開会・幹事挨拶（1分）→ 19:02 部長の乾杯挨拶（3分）→ 19:05 歓談①（25分）→……」というように、 分単位のタイムテーブル を出してくれます。

ここでのコツは、出力された台本を見て「ちょっと歓談が短いな」「花束渡すタイミングを入れたい」と追加で修正指示を出すこと。AIは一発で完璧にはなりませんが、たたき台があると修正は一瞬です。

ステップ4：リマインドメールや集金管理にも活用

幹事の仕事は当日だけじゃありません。地味に面倒な リマインドメール や 集金管理 にもAIが使えます。

  • リマインドメール：案内メールをもとに「出欠未回答の方向けにやんわりリマインドするメール」を作ってもらう
  • 集金リスト：参加者名簿をもとに「名前・金額・支払い済みチェック欄」のある表をExcel関数つきで作ってもらう

とくにリマインドメールは、催促っぽくならない絶妙な言い回しをAIが提案してくれるので、人間関係のストレスがぐっと減ります。

やってみて気づいた3つのポイント

1. AIには「具体的な条件」を伝えるのが大事

「飲み会の準備を手伝って」だけだとぼんやりした回答になります。人数・予算・日時・トーンなど、具体的に伝えるほど実用的な回答が返ってきます。

2. 一発で完璧を求めない

AIの出力はあくまで「たたき台」。そのまま使うのではなく、自分の状況に合わせて手直しする前提で使うと、ストレスなく活用できます。

3. AIは「考える時間」を減らしてくれる

幹事で一番つらいのは、実は作業そのものじゃなくて 「何をすればいいか考える時間」 だったりします。AIにまず聞くことで、考える→作業する の順番を、確認する→微調整する に変えられるのが最大のメリットです。

まとめ

歓送迎会の幹事は、お店選び・案内メール・進行台本・リマインド・集金管理と、やることが盛りだくさん。でもAIに手伝ってもらえば、それぞれの作業時間が半分以下になります。

とくに「何を考えればいいか分からない」段階でAIに壁打ちするのが効果的です。事務職で幹事を任された方、ぜひ試してみてください。次の飲み会では、あなたも「段取り上手」って言われるかもしれませんよ。