プロジェクトのスケジュール表、AIに聞いたら5分で叩き台ができた

スケジュール表、作るだけで半日かかる問題

「来月のイベントのスケジュール表、作っておいて」

上司からさらっと言われたこの一言。簡単そうに聞こえるけど、実際にやってみると地味に大変だった。

まずタスクの洗い出し。次にそれぞれの所要日数を見積もる。担当者を割り振って、前後関係を考えて、Excelに罫線を引いて……。気づいたら2〜3時間経っていた。しかも「この順番でいいのか」「抜けてるタスクがないか」が不安で、結局何度も作り直す。

ある日、試しにAIに相談してみたら、5分で叩き台ができあがった。そこから手直しするだけだったので、トータル30分で完成。あの苦労は何だったのかと思った。

なぜスケジュール表作りは時間がかかるのか

振り返ると、つまずくポイントは3つあった。

1. タスクの洗い出しが不安：「これで全部かな？」と常に抜け漏れが心配
2. 順番と依存関係が分からない：どれを先にやるべきか、並行できるものはどれか
3. 見た目の整え方に迷う：Excelで作るとき、列の幅やセルの色分けに時間がかかる

つまり、考える作業と手を動かす作業が同時に発生するのが大変の正体だった。AIに頼めば、少なくとも「考える部分」を手伝ってもらえる。

AIへの頼み方

基本のプロンプトはこんな感じ。

「以下のプロジェクト概要をもとに、タスク一覧とスケジュール表を作成してください。各タスクに担当者・所要日数・開始日・終了日を入れて、表形式で出力してください。」

その下にプロジェクトの情報を書く。

プロジェクト：社内研修イベント（6月15日開催）
関係者：総務チーム3名（田中、佐藤、鈴木）
主なやること：
・会場予約
・講師への依頼
・参加者への案内メール
・資料作成
・当日の備品準備
・アンケート作成

これだけで、AIがタスクの前後関係を考慮したスケジュール表を出してくれる。

実際に出てきた結果

上のプロンプトを送ったら、こんな感じの表が返ってきた。

ポイントは、依存関係を考えた順番になっていること。「講師が決まらないと資料が作れない」「案内を出さないと参加者リストが確定しない」といった前後関係が、ちゃんと反映されている。

完璧ではないけれど、ゼロから自分で考えるよりはるかに速い。ここから「この日程だと余裕がないから1週間前倒しにしよう」などの微調整をすればいい。

もっと使いこなすコツ

ガントチャート風にしてもらう

**「上のスケジュールをガントチャート風にテキストで表現してください」**と追加で頼むと、こんな出力も可能。

5月                          6月
第1週  第2週  第3週  第4週  第1週    第3週
■■□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □■□□□  会場予約
■■■■■ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□  講師依頼
□□□□□ ■□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□  案内メール
□□□□□ ■■■■■ ■■■■■ □□□□□ □□□□□ □□□□□  資料作成
□□□□□ □□■■■ □□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□  参加者確定
□□□□□ □□□□■ ■□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□  アンケート
□□□□□ □□□□□ □□□□□ ■■■□□ □□□□□ □□□□□  備品手配
□□□□□ □□□□□ □□□□□ □□□□□ ■□□□□ □□□□□  リハーサル

テキストベースなので多少のズレはあるけれど、全体の流れをざっくり把握するには十分。これをもとにExcelで整えれば、簡易ガントチャートの完成。

リスクも聞いてみる

**「このスケジュールで注意すべきリスクを3つ教えてください」**と聞くと、「講師の都合がつかない場合の代替案を早めに用意すべき」「資料作成の10日間は余裕を見て前倒しした方がいい」など、自分では気づきにくい視点をもらえる。

Excelに貼れる形式を指定する

**「CSVフォーマットで出力してください」**と頼めば、Excelにそのままインポートできる形で出してくれる。罫線を引く手間がゼロになる。

注意点

• AIの出力はあくまで叩き台。社内の事情（「田中さんは5月前半は別案件で忙しい」など）は自分で調整する必要がある
• 具体的な情報を多く渡すほど精度が上がる。「イベントのスケジュール作って」だけだと、ふわっとした結果になりがち
• 大事なプロジェクトの場合は、AIの出力を上司やチームに見せて意見をもらう。一人で完成させようとしない

まとめ

スケジュール表作りの本当に大変な部分は、Excelの操作ではなく「タスクの洗い出しと順番決め」だった。ここをAIに手伝ってもらうだけで、作業時間が大幅に短縮できる。

やり方はシンプル。

1. プロジェクトの概要と関係者をAIに伝える
2. タスク一覧とスケジュール表を表形式で出してもらう
3. 自分の知っている社内事情を加味して微調整する

最初の叩き台を作る時間が5分になるだけで、気持ちのハードルがぐっと下がる。「スケジュール表作って」と言われたら、まずAIに相談してみてほしい。