あの「日程調整メール」、何往復してますか？
「来週のどこかで打ち合わせしたいのですが…」
このメールが来た瞬間、心の中で「うわ、始まった…」と思ったことはありませんか？
自分のカレンダーを開いて、空いている時間を探して、候補を3つくらい出して、相手に送って、相手の都合が合わなくて、また候補を出し直して――。気づけば5往復。メール1本に30分以上かかっていた、なんてこともザラです。
わたしも事務職として毎日のようにこの作業をしていたのですが、ある日「これ、AIに手伝ってもらえないかな？」と試してみたら、メールの往復が劇的に減りました。
今回は、その具体的なやり方を紹介します。
やり方はシンプル：「条件を渡して文面を作ってもらう」だけ
使うのはChatGPTでもClaudeでも、どちらでもOKです。
やることは2ステップだけ。
ステップ1：自分の空き情報をAIに伝える
たとえば、こんなふうにAIへ入力します。
来週（4/6〜4/10）の空き時間は以下です。
- 4/6（月）10:00〜12:00、15:00〜17:00
- 4/7（火）終日OK
- 4/9（木）13:00〜16:00
社外のお客様に日程調整メールを送りたいです。候補を3つ提示して、丁寧な文面を作ってください。
ステップ2：出てきた文面をコピペして送る
これだけです。本当にこれだけ。
AIが出してくれる文面は、こんな感じになります。
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日ご相談いただいた件につきまして、お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。
下記の日程でご都合のよろしい日時はございますでしょうか。
① 4月6日（月）10:00〜12:00 ② 4月7日（火）10:00〜12:00 ③ 4月9日（木）13:00〜15:00
ご都合が合わない場合は、お手数ですがご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
そのままコピペして送れるレベルですよね。
「返信が来た後」もAIにお任せできる
日程調整のすごいところは、相手からの返信にも対応できることです。
たとえば、お客様から「水曜の午後なら空いています」と返ってきたとします。
こんなふうにAIへ追加で指示するだけ。
先方から「水曜午後なら空いている」と返信がありました。 私の水曜の予定は14:00〜15:00が会議です。 それ以外の時間で確定の返信メールを作ってください。
すると、AIが「4月8日（水）15:30〜16:30はいかがですか」といった確定メールをサッと作ってくれます。
以前なら返信のたびにカレンダーと文面を行ったり来たりしていたのが、AIに聞くだけで完結するようになりました。
やってみて感じた3つのメリット
1. 時間が浮く
これが一番大きいです。日程調整1回あたり5〜10分かかっていたのが、1〜2分で終わるようになりました。1日3件あれば、それだけで15〜25分の節約です。
2. 敬語のミスが減る
「ご都合のよろしい」「お時間を頂戴できれば」みたいな表現、自分で書くと地味に迷いますよね。AIに任せるとビジネスマナーに沿った文面を安定して出してくれるので、先輩に添削をお願いする手間も減りました。
3. 気持ちがラクになる
これは意外なメリットでした。日程調整って「面倒くさいけどミスできない作業」なので、地味にストレスがたまるんです。それをAIに渡すだけで、心理的な負担がかなり軽くなりました。
注意点：カレンダー情報のコピペは慎重に
ひとつだけ気をつけてほしいのが、社外秘の予定はAIに入力しないこと。
空き時間を伝えるときは「10:00〜12:00が空いている」のように空き情報だけを伝えましょう。「10:00〜11:00はA社の契約打ち合わせ」のように具体的な予定名を入れるのはNGです。
会社のセキュリティポリシーも確認しておくと安心ですね。
まとめ：まずは1回、試してみてください
日程調整は、事務職にとって「毎日やるけど成果が見えにくい仕事」の代表格です。
でも、AIを使えば――
- 候補日の提案 → 一瞬
- 丁寧な文面作成 → コピペでOK
- 返信対応 → 追加指示だけ
1回試すだけで、「あ、これは手放せない」と感じるはずです。
まずは次に日程調整メールが来たとき、AIに「候補を3つ出して文面作って」とお願いしてみてください。きっと「もっと早く知りたかった！」と思いますよ。