はじめに

「来月からチーム編成が変わるので席替えお願いします」——総務や庶務を担当していると、こんな依頼が突然やってきますよね。

人数が少なければまだしも、20人、30人規模になると「この人とこの人は近くに」「電話対応が多い人は受付側に」など条件が増えて、パズルのようになってしまいます。

実はこれ、AIに条件を伝えるだけで叩き台を作ってもらえるんです。今回はChatGPTやClaudeを使って、席替え表をサクッと作る方法を紹介します。

準備するもの

特別なツールは不要です。必要なのはこれだけ。

  • ChatGPTまたはClaudeのアカウント（無料プランでOK）
  • 現在の座席レイアウト情報（簡単なテキストでOK）
  • 席替えの条件リスト

座席レイアウトはExcelの表をコピペしても、テキストで「A列：4席、B列：4席…」のように書いても大丈夫です。

実際にやってみた

ステップ1：レイアウトを伝える

まずAIにオフィスのレイアウトを説明します。

プロンプト例： 「うちのオフィスは3列×4行の12席です。入口は左下、窓は右側にあります。以下がデスク番号です：

| 1 | 2 | 3 | | 4 | 5 | 6 | | 7 | 8 | 9 | |10 |11 |12 |

入口側が10〜12、窓側が3・6・9・12です。」

ポイントは入口・窓・通路など目印になる場所をしっかり伝えることです。AIは実際のオフィスを見たことがないので、位置関係を言葉で補ってあげましょう。

ステップ2：条件を伝える

次に、席替えで考慮したい条件を箇条書きで伝えます。

プロンプト例： 「以下の条件で席替え案を作ってください。

  • 営業チーム（田中、佐藤、山本、小林）は入口に近い席
  • 経理チーム（鈴木、高橋、渡辺）は窓側を避ける（画面の反射が気になるため）
  • 田中さんと佐藤さんはペアで仕事をするので隣同士に
  • 新入社員の伊藤さんは先輩の中村さんの近くに配置
  • 電話対応が多い井上さんは入口寄りに」

条件は多少あいまいでもOKです。「近くに」「離して」くらいの表現で十分伝わります。

ステップ3：結果を確認・修正する

AIが出してくれた配置案はこんな感じでした。

【席替え案】
 1:中村   2:伊藤   3:加藤
 4:鈴木   5:高橋   6:木村
 7:井上   8:渡辺   9:山本
10:田中  11:佐藤  12:小林

おお、ちゃんと条件が反映されています！

  • 営業チームの田中・佐藤・山本・小林は入口側（10〜12と9付近）に配置
  • 田中さんと佐藤さんが隣同士
  • 経理チーム（鈴木・高橋・渡辺）は窓側（3・6・9・12番）を避けて4・5・8番に配置
  • 新入社員の伊藤さんが中村さんの隣

もし「ここはちょっと違うな」と思ったら、追加で指示するだけで修正してくれます。

「井上さんをもう少し入口寄りの10番にして、田中さんを7番に移動できますか？」

こんな感じでやり取りしながら微調整すれば、数分で納得のいく席替え表が完成します。

うまく使うコツ

コツ1：条件に優先順位をつける

条件が多い場合は「最優先」「できれば」のように優先度を伝えると、AIが判断しやすくなります。

「最優先：営業チームは入口側。できれば：経理は窓側を避ける」

コツ2：複数パターン出してもらう

「3パターン出してください」とお願いすると、比較検討できて便利です。上司に見せるときも「AIにいくつか案を出してもらったんですが」と提案しやすくなりますよね。

コツ3：テキストだけでなく表形式でもらう

「Excelに貼れる表形式で出力してください」と頼むと、タブ区切りやMarkdownの表で出してくれます。そのままコピペできるので後処理が楽です。

注意点

  • AIが出す案はあくまで叩き台です。「この2人は仲が悪い」のような繊細な人間関係までは汲み取れません。最終判断は人間が行いましょう。
  • 社員名などの個人情報を入力する場合は、社内のAI利用ルールを確認してください。名前をイニシャルや仮名に置き換えて入力する方法もあります。
  • 大人数（50人以上）の場合はチームごとに分けて依頼すると精度が上がります。

まとめ

席替え表の作成は、条件整理と配置パズルで意外と時間がかかる作業です。AIに叩き台を作ってもらえば、ゼロから考えるよりずっと早く、しかも条件の抜け漏れも減らせます。

「こんなことにAI使っていいの？」と思うかもしれませんが、むしろこういう地味だけど手間がかかる事務作業こそAIの得意分野です。ぜひ次の席替えで試してみてください！