備品の在庫管理、AIに手伝ってもらったら「発注忘れ」がゼロになった話

「あっ、コピー用紙がない！」を何度繰り返したか

事務職あるあるナンバーワンかもしれません。

「コピー用紙、もうないんですけど…」と同僚に言われてから慌てて発注する。トナーが切れてプリンターが止まり、午前中の印刷業務がストップ。付箋もボールペンもいつの間にかなくなっている——。

私のオフィスでも、備品管理は長年の課題でした。Excelの在庫表はあるものの、更新が追いつかず「表の数字と実際の在庫が合っていない」状態。発注のタイミングも担当者の感覚に頼っていたので、忙しい月末は特に抜け漏れが発生していました。

そこで試してみたのが、AIに備品管理を手伝ってもらうという方法です。

まずは散らかった備品データの整理から。うちのオフィスでは、備品の情報がExcel・メモ帳・付箋（物理）の3箇所に散らばっていました。

これをChatGPTに「以下のバラバラな備品データを、品名・型番・現在庫数・発注単位・発注先のテーブルに整理してください」とお願いしました。

コピペで貼り付けただけなのに、ものの30秒できれいな表ができあがり。手作業だったら30分はかかっていたと思います。

ポイント： AIに渡すときは「どんな列（項目）が欲しいか」を先に指定すると、一発できれいな表になります。

在庫管理で一番むずかしいのは「いつ発注するか」の判断です。

これまでは「なんとなく少なくなったら発注」でしたが、AIに相談してみました。

Claudeに「オフィスで使う備品の発注タイミングのルールを作りたいです。月間使用量から逆算して、発注点（この数になったら発注する基準）を決める方法を教えてください」と聞いたところ、こんな回答が返ってきました。

こんなふうに、品目ごとの「発注ルール」を一緒に作ってくれました。自分の頭だけで考えるとざっくりしがちですが、AIは「納品リードタイム」や「まとめ買いのコスト」まで考慮してくれるのが助かります。

毎月の棚卸し作業も、AIで効率化しました。

備品リストをAIに渡して「月末に確認すべきチェックリストを作ってください。発注点を下回っている品目は赤文字の注意マーク付きでお願いします」と依頼。

するとMarkdown形式のチェックリストがサッと出てきます。これを印刷して倉庫を回れば、確認作業が10分で終わるようになりました。

以前はExcelとにらめっこしながら「えーと、これは足りてるっけ？」とやっていたので、体感で半分以下の時間になっています。

発注先への連絡メールもAIで時短しています。

「以下の備品を発注するメールを書いてください。発注先は〇〇商事の△△様。納品希望日は来週金曜日です」と伝えれば、丁寧なビジネスメールが30秒で完成。品名・数量・納品先の表も入れてくれるので、そのまま送れるレベルです。

※ 金額や納品先住所などの重要情報は、必ず自分の目でダブルチェックしてから送りましょう！

AIを備品管理に取り入れて3ヶ月。こんな変化がありました。

特に嬉しかったのは、「在庫が切れて業務が止まる」ストレスがなくなったこと。備品管理って地味な仕事ですが、ちゃんと回っていると職場全体の雰囲気がよくなるんですよね。

便利なAIですが、備品管理で使うときの注意点もあります。

社外秘の情報を入力しない： 取引先の担当者名や契約金額など、機密性の高い情報はAIに入力しないようにしましょう。品名や数量レベルなら問題ないケースが多いですが、会社のルールを確認してください。
AIの回答を鵜呑みにしない： 特に発注数量や金額は、必ず自分で確認しましょう。AIはたまに計算を間違えます。
最終判断は人間がする： AIはあくまで「アシスタント」です。発注の最終OKは自分（または上司）が出しましょう。

備品管理は、派手さはないけれど毎月必ず発生する業務です。だからこそ、AIで少しずつ効率化すると、積み重ねの効果がすごく大きい。

最初から完璧を目指さなくてOKです。まずは「散らばったデータの整理」からAIに頼んでみてください。きれいなリストが一瞬でできると、「お、これは使えるぞ」と実感できるはずです。

発注忘れのストレスから解放される快適さ、ぜひ体験してみてください！