社内アンケートの集計、毎回しんどくないですか？
「社員満足度アンケートの結果、来週までにまとめといて」
この一言で、毎回げんなりする事務職の方、きっと多いはず。
選択式の集計はExcelでなんとかなる。問題は自由記述欄。50人分、100人分のバラバラな文章を読んで、傾向をまとめて、報告書にする。これが本当に大変なんです。
「似た意見をグループ分けして」「ポジティブとネガティブに分けて」「要点を箇条書きにして」——全部手作業でやってたら、丸一日かかることもありました。
今回は、この自由記述の集計・要約をAIに任せたら驚くほど楽になったという話です。
なぜ自由記述の集計は大変なのか
自由記述の集計が辛い理由は明確です。
- 人によって書き方がバラバラ：同じ意見でも表現が違う
- 分類の基準が曖昧：どこまでを同じカテゴリにするか迷う
- 量が多いと読むだけで疲れる：集中力が切れてくると見落とす
- まとめ方に正解がない：上司によって求めるフォーマットが違う
つまり、人間がやると時間がかかる上にブレやすい作業なんです。これ、まさにAIが得意な領域です。
実際にAIに投げてみた
今回は架空の「職場環境に関するアンケート」の自由記述30件分を用意して、AIに集計してもらいました。
使ったプロンプト
以下は社内アンケート（職場環境について）の自由記述回答30件です。
これを以下の手順で整理してください。
1. 回答を「ポジティブ」「ネガティブ」「要望・提案」の3カテゴリに分類
2. 各カテゴリ内で似た意見をグルーピングし、件数をカウント
3. 全体の傾向を3〜5行で要約
4. 経営層への報告に使えるよう、ですます調で丁寧にまとめる
【回答データ】
（ここに自由記述を貼り付け）
ポイントは、分類の基準を具体的に指定することと、出力のトーンを指定することです。「いい感じにまとめて」だとAIも困ります。
ChatGPT（GPT-4o）の結果
- 3カテゴリへの分類が正確で、件数カウントもほぼ合っていた
- グルーピングが細かすぎず、報告書にそのまま使えるレベル
- 要約が簡潔で、経営層向けのトーンがうまい
Claudeの結果
- 分類の精度はChatGPTと同等
- 要約に**「一方で〜という声もある」**のようにバランスの取れた表現が多い
- 各グループに対して「考えられる背景」まで補足してくれた
- 分析の深さではClaudeが一歩リード
Copilotの結果
- Excelに貼り付けたデータをそのまま処理できるのが便利
- 分類はやや大雑把だが、スピード重視なら十分
- Excel上で作業が完結するので、追加の集計がしやすい
作業時間の比較
| 方法 | かかった時間 | 仕上がり |
|---|---|---|
| 手作業で全部やる | 約3〜4時間 | 分類のブレあり |
| AIに投げて微調整 | 約30分 | 一貫性のある分類 |
約5〜8倍の時短です。しかも、手作業だと人によって分類がブレるのに対して、AIは基準が一貫しているので品質も安定します。
もっと使いこなすコツ
1. データの前処理をちょっとだけやる
回答データを貼り付ける前に、1回答1行にするだけでAIの精度が上がります。番号を振っておくとさらに良いです。
2. 分類カテゴリは自分で決める
AIに「適当に分類して」と言うと、毎回カテゴリが変わります。「この3つに分けて」と指定する方が、前回のアンケートと比較しやすくなります。
3. 出力フォーマットを指定する
「表形式で」「箇条書きで」「Markdown形式で」など、最終的にどう使うかを伝えると、コピペしてそのまま資料に使えます。
4. 件数が多いときは分割する
100件を超えるデータは、50件ずつに分けて投げて、最後に「これまでの結果を統合して」と指示すると安定します。一度に大量のデータを入れると、後半の回答が雑に扱われることがあるので要注意です。
注意すること
- 個人が特定できる記述はマスクしてからAIに入力してください。名前や部署名がそのまま入っていると情報漏洩リスクがあります
- AIの分類は完璧ではないので、最終チェックは必ず人間がやること。特に微妙なニュアンスの回答は誤分類されることがあります
- 社内のAI利用ポリシーを確認してください。アンケート結果は機密情報に該当する場合があります
- 件数のカウントは手動で検算するのがおすすめ。AIは「約◯件」と丸めることがあります
まとめ
社内アンケートの自由記述集計は、事務職にとって定期的にやってくる地味に重い仕事です。
AIを使えば、分類・グルーピング・要約を一気に処理できて、作業時間は5分の1以下に。しかも一貫した基準で分類してくれるので、品質も安定します。
| やりたいこと | おすすめAI |
|---|---|
| 報告書にそのまま使いたい | ChatGPT |
| 深い分析・背景の考察がほしい | Claude |
| Excel上で完結させたい | Copilot |
まずは次のアンケート集計のとき、自由記述を10件だけでもAIに投げてみてください。「なんで今までこれ手作業でやってたんだろう」ってなりますよ。