新人研修の資料作り、AIに手伝わせたら準備時間が3分の1になった

何が起きたか

4月。新入社員が入ってくる季節。

毎年この時期になると、「経費精算のやり方」「社内システムの使い方」「電話対応の基本」みたいな社内研修の資料作りに追われる。内容自体は去年とほぼ同じなのに、「今年のバージョンに合わせて更新して」「もうちょっとわかりやすくして」と言われて、結局イチから作り直すハメになる。

1つの資料に丸1日かかることもあった。

なぜ研修資料は時間がかかるのか

研修資料が大変なのは、伝えたい内容はシンプルなのに、わかりやすく構成するのが難しいから。

「経費精算の手順」なんて、やること自体は5ステップくらい。でもそれを新人がつまずかないように説明しようとすると、「ここでよくある間違い」「この画面のどのボタンを押すか」みたいな補足をどんどん足すことになる。

しかも、研修資料に求められるのは「正確さ」だけじゃなくて「読みやすさ」。箇条書きの粒度、見出しの付け方、説明の順番……こういう構成の部分に時間がかかる。

AIが得意なのは、まさにこの「情報を整理して、わかりやすい構成にする」作業だった。

やり方

AIチャットに、こう送る。

「以下の内容で、新入社員向けの研修資料を作ってください。テーマ：経費精算の手順。含めてほしい内容：①交通費の申請方法、②領収書の提出ルール、③締め日と支払日、④よくある間違いと対処法。口調は親しみやすく、新人が読んでも怖くない感じで。」

ポイントは4つ。

1. 対象者を明確にする（新入社員、中途入社、パートさんなど）
2. 含めてほしい内容を箇条書きで並べる
3. 口調やトーンを指定する（堅め、やさしめ、カジュアルなど）
4. 形式を伝える（箇条書き中心、Q&A形式、ステップ形式など）

これだけで、見出し付きの研修資料のたたき台が一発で出てくる。

ChatGPT・Claude・Copilot で比較してみた

「経費精算の研修資料」を3つのAIに同じ指示で作らせてみた。

ChatGPTの資料

• 構成がきれいで、見出し・箇条書き・注意書きのバランスが良い
• ステップごとに番号を振ってくれるので手順書向き
• やや一般的な内容になりがちで、自社独自のルールは自分で足す必要がある
• 表やチェックリストを頼むと、きれいに整形してくれる

Claudeの資料

• 説明が丁寧で、初心者にやさしい言い回しになる
• 「ここでつまずきやすいポイント」を自然に入れてくれる
• 注意事項の書き方が上手で、読んでいて圧迫感がない
• 長めの資料でも構成が崩れにくい

Copilot（Microsoft 365）の資料

• PowerPointのスライド構成として使うなら圧倒的に便利
• Word上で直接使えるので、そのまま社内フォーマットに流し込める
• 他2つに比べると日本語の自然さはやや劣る場面がある
• 既存のWordテンプレートに沿って作りたいときに強い

比較まとめ

もっと使えるプロンプトのコツ

基本の使い方に慣れたら、こんな追加指示も試してみてほしい。

• 「Q&A形式で作って」 → 新人がよく聞く質問ベースの資料になる
• 「チェックリスト形式で作って」 → 研修後の確認テストとしても使える
• 「5分で読める分量にして」 → 長すぎる資料を防げる
• 「去年の資料をベースに更新して」 → 去年の資料を貼り付ければ差分だけ修正してくれる

特に「去年の資料を貼り付けて更新を頼む」のは本当に便利。変更点だけハイライトしてくれるので、ゼロから作り直す必要がなくなる。

注意点

研修資料をAIで作るとき、気をつけてほしいことが2つある。

1つ目は、自社固有の情報は自分で補足すること。

AIは一般的なビジネスマナーや手順は知っているけれど、「うちの会社では経費精算システムに○○を使っている」「承認ルートは部長→経理の順」みたいな社内ルールは知らない。たたき台をもらったら、自社の情報を書き足す作業は必要になる。

2つ目は、機密情報を貼り付けないこと。

去年の資料を丸ごとAIに貼り付ける前に、社外秘の情報が含まれていないか確認しよう。社内システムのURLやパスワード、取引先の具体的な情報などは伏せてからAIに渡すのが安全。心配なら、IT部門に「このAIツール使っていいですか」と一声かけておくと安心。

まとめ

• 研修資料はAIにたたき台を作らせると、準備時間が3分の1になる
• 対象者・内容・口調・形式を指示するだけでOK
• 手順書ならChatGPT、やさしい研修資料ならClaude、Office連携ならCopilot
• 去年の資料を貼り付けて更新を頼むテクニックが特に便利
• 自社固有の情報の補足と、機密情報の取り扱いだけは忘れずに