金曜16時、週報の時間がやってくる

毎週金曜の夕方、「あ、週報書かなきゃ」と思い出す瞬間がある。

月曜のことなんて覚えていない。火曜も怪しい。手帳やカレンダーを見返しながら、「あれ、この会議って今週だっけ？先週だっけ？」と首をひねる。ようやく思い出しても、今度はどうまとめればいいかで悩む。

「やったこと」を箇条書きにするだけでは味気ないし、かといって長文で書く時間もない。結局、毎週30分くらいかけて、なんとなくそれっぽい週報を提出していた。

試しにAIに「週報の下書き」を頼んでみた

ある金曜日、時間がなさすぎて「もうAIに書いてもらおう」と思い立った。

ChatGPTに、こんなふうにお願いしてみた。

以下の業務メモから、上司に提出する週報を作ってください。 形式は「今週の業務内容」「成果・進捗」「来週の予定」の3項目で、簡潔にまとめてください。

・月曜：A社の見積もり作成、経費精算5件処理 ・火曜：部内定例会議に出席、議事録作成 ・水曜：新入社員の備品手配、B社への請求書送付 ・木曜：社内アンケートの集計作業 ・金曜：来週の会議室予約、週報作成

すると、30秒もかからずにきれいな週報が出てきた。

出てきた週報がこちら

AIが作ってくれた下書きは、こんな感じだった。

【今週の業務内容】

  • A社向け見積書の作成・送付
  • 経費精算処理（5件完了）
  • 部内定例会議への出席および議事録作成
  • 新入社員の備品手配（PC・文具等の発注）
  • B社への請求書送付対応
  • 社内アンケートの集計・データ整理
  • 来週分の会議室予約手配

【成果・進捗】

  • A社見積書は当日中に送付完了。先方からの返答待ち
  • 経費精算は月内分をすべて処理済み
  • 社内アンケートは集計まで完了。分析結果のまとめは来週対応予定

【来週の予定】

  • アンケート分析結果の資料化
  • 月次報告書の作成準備
  • C社との打ち合わせ（水曜予定）

自分のメモは雑な箇条書きだったのに、ちゃんとビジネス文書っぽく整形されている。しかも「先方からの返答待ち」「来週対応予定」のように、ステータスまで補足してくれた。

Claudeでも試してみた

同じメモをClaudeにも投げてみた。Claudeのほうは、少しだけ表現が丁寧で、「今週のふりかえり」として一言コメントを添えてくれた。

今週は通常業務に加え、新入社員の受け入れ対応やアンケート集計など、イレギュラーな業務にも対応しました。来週は月次報告の準備が控えているため、早めの段取りを心がけます。

これは週報のまとめコメントとしてそのまま使えるレベルだった。

もっとラクにする「日々ちょい足しメモ」作戦

最初は金曜日にまとめてAIに投げていたけれど、そもそも1週間分を思い出すのが大変という問題がある。

そこで、やり方を少し変えた。

毎日、退勤前に1〜2行だけメモを残す。

スマホのメモアプリでもいいし、TeamsやSlackの自分専用チャンネルに投稿するのでもいい。Googleカレンダーの予定にメモを追記するのもアリだ。「A社見積もり出した」「経費精算5件」くらいの雑さでOK。

金曜になったら、その5日分のメモをまとめてAIに貼り付けるだけ。思い出す作業がゼロになるので、週報作成が正味5分で終わるようになった。

AIに週報を頼むときのコツ3つ

実際に何週間か試してわかったコツをまとめておく。

1. 出力フォーマットを指定する

会社やチームによって週報のフォーマットは違う。「業務内容・課題・来週の予定の3項目で」「箇条書きで」「ですます調で」など、最初に伝えておくと毎回同じ形式で出してくれる。

2. 「誰に出すか」を伝える

「直属の上司に出す週報」と伝えるだけで、適切な丁寧さで書いてくれる。「部長向け」なら少しかしこまった表現に、「チーム内の共有用」ならカジュアルめに調整してくれる。

3. 数字や固有名詞はちゃんと入れる

AIは事実を作り出すことがある。「5件処理した」「A社」といった具体的な情報はメモにしっかり書いておくこと。あいまいなメモだと、AIが勝手に内容を補完してしまうことがあるので注意。

よくある心配：「週報をAIに書かせていいの？」

これ、最初はちょっと後ろめたかった。でも冷静に考えると、**週報の目的は「上司にチームの状況を伝えること」**であって、「苦労して文章を書くこと」ではない。

自分の業務内容を正確にメモして、それをわかりやすく整形する作業をAIに任せるのは、電卓で計算するのと同じようなものだと思う。大事なのは中身が正確かどうかであって、手書きかどうかではない。

もちろん、AIが出した文章はそのまま出さずに必ず自分で読み返すこと。事実と違う部分がないか、ニュアンスがずれていないかだけチェックすれば十分だ。

まとめ：週報は「思い出す」をやめると一瞬で終わる

週報が面倒な理由は、「文章を書く」ことよりも「1週間を思い出す」ことにあった。

  • 毎日1〜2行のメモを残す（退勤前30秒）
  • 金曜日にメモをまとめてAIに貼り付ける（1分）
  • 出てきた下書きをチェックして微調整する（3〜4分）

これだけで、30分かかっていた週報が5分で終わる。浮いた25分で、金曜の夕方を少しだけ穏やかに過ごせるようになった。

まだ手作業で週報を書いている人は、今週の金曜日にぜひ試してみてほしい。