「この業務の流れ、説明して」が地味にムズい

事務職をしていると、自分が担当している業務の流れを誰かに説明する場面って意外と多いですよね。

  • 新人さんへの引き継ぎ
  • 上司への業務報告
  • 他部署からの「その業務ってどういう手順なの？」という質問

毎日やっている作業だから自分では分かっているのに、いざ口で説明しようとすると「えーっと、まずこれやって、次にあれやって……あ、その前にこの確認があって……」とグダグダになりがちです。

そこで便利なのがフローチャート（業務の流れ図）。図にすると一目で全体像が分かるので、説明する側もされる側もラクになります。

……でも、フローチャートって自分で作ろうとすると面倒なんですよね。PowerPointやExcelで図形を並べて、矢印を引いて、テキストを入れて……。見た目を整えるだけで30分以上かかったりします。

そこで、AIに下書きを作ってもらうことにしました。

AIにフローチャートの「テキスト版」を作ってもらう

AIは直接図を描いてくれるわけではありませんが、フローチャートの構造をテキストで作ってくれます。これがめちゃくちゃ便利なんです。

やり方はシンプル。自分の業務をざっくり伝えて、フローチャート形式で整理してもらうだけです。

プロンプト例①：経費精算の流れ

あなたは総務部の事務職です。以下の業務についてフローチャート形式で整理してください。各ステップを「→」でつなげて、分岐がある場合は「条件：Yes/No」で分けてください。

業務：経費精算の申請から承認までの流れ

すると、こんな感じで返してくれます。

① 申請者が経費精算フォームに入力
　　↓
② 領収書を添付してシステムで申請
　　↓
③ 上長が内容を確認
　　↓
④ 【分岐】金額が5万円以上か？
　├─ Yes → ⑤ 部長の追加承認が必要
　└─ No  → ⑥ 経理部へ自動転送
　　↓
⑦ 経理部が最終チェック
　　↓
⑧ 【分岐】不備はあるか？
　├─ Yes → 申請者に差し戻し（①に戻る）
　└─ No  → ⑨ 翌月の給与で精算完了

これ、すごくないですか？自分で考えると「あれ、この分岐どうだったっけ」と迷うところも、AIに聞けば一般的なパターンをサッと出してくれます。もちろん自社のルールに合わせて修正は必要ですが、ゼロから考えるのと比べたら圧倒的にラクです。

プロンプト例②：備品発注の流れ

以下の業務をフローチャート形式で整理してください。担当者の役割も併記してください。

業務：オフィス備品（文房具・トナーなど）の発注から納品までの流れ

こちらも試してみると、担当者ごとに「誰が何をするか」まで整理してくれるので、引き継ぎ資料としてそのまま使えるレベルのものが出てきます。

Mermaid記法を使えばそのまま図になる

テキスト版だけでも十分便利ですが、さらに一歩進んでMermaid記法で出力してもらうと、そのままキレイな図に変換できます。

Mermaidというのは、テキストで書いたコードを自動的にフローチャートの図にしてくれる仕組みです。難しそうに聞こえますが、AIに任せれば自分でコードを書く必要はありません。

プロンプト例

先ほどの経費精算フローを、Mermaid記法のフローチャートで出力してください。

するとこんな感じで出してくれます。

graph TD
    A[経費精算フォームに入力] --> B[領収書を添付して申請]
    B --> C[上長が内容を確認]
    C --> D{金額が5万円以上？}
    D -- Yes --> E[部長の追加承認]
    D -- No --> F[経理部へ転送]
    E --> F
    F --> G{不備はあるか？}
    G -- Yes --> A
    G -- No --> H[翌月の給与で精算完了]

このテキストを Mermaid Live Editor（無料のWebツール）に貼り付けるだけで、キレイなフローチャートの画像が自動生成されます。PowerPointで図形をチマチマ並べる作業とはおさらばです。

実際にやってみて感じたメリット

① 引き継ぎがスムーズになった

新人さんに業務を教えるとき、フローチャートを見せながら説明すると理解が早い。「全体像を先に把握してから細かい手順を覚える」という流れが作れるので、教える回数も減りました。

② 業務改善のヒントが見つかった

フローチャートにしてみると、「あれ、ここの承認ステップ、本当に必要？」「この作業とこの作業、まとめられるんじゃない？」と気づくことがあります。自分の中で「当たり前」になっていた無駄な手順を客観的に見直すきっかけになりました。

③ 上司への説明が一発で通るようになった

「この業務、今こういう流れでやってます」とフローチャートを見せると、上司も一目で理解してくれます。口頭で長々と説明するより、図を1枚見せるほうが早い。資料としての説得力も違います。

よりよいフローチャートを作るコツ

AIに丸投げするだけでもそこそこのものは出ますが、ちょっとしたコツで精度が上がります。

1. 自分の業務をざっくり箇条書きで伝える

「経費精算の流れを作って」だけでも一般的なものは出ますが、自社特有のルール（「○万円以上は部長承認が必要」など）を伝えると、より実用的なものになります。

2. 分岐条件を明確にする

「承認か差し戻しか」「金額による違い」など、判断が分かれるポイントを伝えておくと、AIがちゃんと分岐として整理してくれます。

3. 関係者（担当者）を伝える

「申請者」「上長」「経理部」など、誰が関わるかを伝えると、役割分担が明確なフローチャートになります。

まとめ：図を作るのが苦手な人こそAIに頼ろう

フローチャートって「あると便利」と分かっていても、作るのが面倒でつい後回しにしがちですよね。でもAIを使えば、自分の業務をざっくり伝えるだけで、フローチャートの下書きが数分で完成します。

引き継ぎ資料に、業務改善に、上司への報告に。一度作ってしまえばいろんな場面で使い回せるので、コスパ最高です。

「図を作るセンスがない」「PowerPointの図形操作が苦手」という方こそ、ぜひ試してみてください。AIが構造を整理してくれるので、あとは微調整するだけでOKです。