はじめに
「予算管理表を作って」と上司に言われて、固まった経験はありませんか？
Excelの関数がよくわからない、どんな項目を入れればいいか迷う、見た目をどう整えればいいか悩む……。予算管理表って、慣れていないとけっこうハードルが高いですよね。
でも大丈夫。実は AIに相談するだけで、予算管理表の「たたき台」があっという間に作れる んです。
今回は、事務職の方でもすぐに実践できる、AIを使った予算管理表の作り方をご紹介します。
そもそも予算管理表って何を書けばいいの？
予算管理表とは、ざっくり言うと 「お金の計画と実際の使い方を比べるための表」 です。
一般的には、こんな項目が入ります。
- 費目（交通費、消耗品費、通信費など）
- 予算額（今期いくら使う予定か）
- 実績額（実際にいくら使ったか）
- 差額（予算と実績の差）
- 消化率（予算をどれくらい使ったか）
「項目が多くて大変そう……」と思うかもしれませんが、ここでAIの出番です。
ステップ1：AIに「ひな形」を作ってもらう
ChatGPTやCopilotなどのAIに、こんなふうに聞いてみましょう。
プロンプト例： 「総務部の月次予算管理表を作りたいです。一般的な費目を含めたExcel用の表のひな形を作ってください。列は、費目・予算額・4月実績・差額・消化率でお願いします。」
すると、AIが費目の候補（人件費、旅費交通費、消耗品費、通信費、会議費など）を挙げつつ、表の構成を提案してくれます。
自分の部署に合わない項目があれば、「会議費は不要です」「研修費を追加してください」と伝えるだけで調整できます。
ポイント：最初から完璧を目指さず、まずはAIに「たたき台」を出してもらうのがコツです。
ステップ2：Excel関数もAIに聞く
予算管理表でよく使う計算式も、AIに聞けば一発です。
プロンプト例： 「ExcelでC列が予算額、D列が実績額のとき、差額と消化率の計算式を教えてください。」
AIはこんなふうに答えてくれます。
- 差額：
=C2-D2 - 消化率：
=D2/C2（パーセント表示に設定）
「SUMで合計を出したい」「IF関数で予算オーバーのセルに色をつけたい」など、追加の質問もどんどんしてOK。自分で関数を調べる時間がグッと減ります。
ステップ3：見やすくするコツもAIに相談
表ができたら、見た目の工夫もAIに聞いてみましょう。
プロンプト例： 「この予算管理表を上司に提出するので、見やすくするコツを教えてください。」
AIからは、たとえばこんなアドバイスがもらえます。
- ヘッダー行に色をつけて区別する
- 金額は3桁カンマ区切りにする
- 消化率が80%を超えたセルを赤字にする（条件付き書式）
- 合計行を太字にする
こういった「ちょっとした見栄え」の工夫で、上司からの印象がぐっと変わります。
ステップ4：毎月の更新もラクにする
予算管理表は作って終わりではなく、毎月更新するものです。更新の手間を減らす工夫もAIに相談できます。
プロンプト例： 「毎月の実績を入力するだけで、差額と消化率が自動計算されるようにしたいです。どうすればいいですか？」
関数を最初にきちんと設定しておけば、毎月やることは「実績の数字を入力するだけ」になります。AIに聞きながら設定すれば、Excel初心者でもちゃんとできますよ。
よくある質問
Q. 部署ごとに費目が違うけど大丈夫？
大丈夫です。AIに「営業部向け」「開発部向け」など具体的に伝えれば、部署に合った費目を提案してくれます。
Q. 年間の予算管理表も作れる？
もちろん作れます。「月別に列を分けた年間予算管理表を作って」と伝えればOKです。年間合計や月別推移も提案してくれます。
Q. AIが出した内容はそのまま使っていい？
たたき台としては十分ですが、自社のルールや過去のフォーマットと照らし合わせて確認することをおすすめします。AIはあくまで「下書き担当」として活用するのがベストです。
まとめ
予算管理表の作成は、AIを活用すれば驚くほどカンタンになります。
- ひな形をAIに作ってもらう（費目・列構成の提案）
- 計算式をAIに聞く（差額・消化率など）
- 見た目の工夫もAIに相談（条件付き書式など）
- 毎月の更新がラクになる仕組みを作る
「予算管理なんて経理の人がやるものでしょ？」と思うかもしれませんが、実は事務職でも部門の経費管理を任されることは多いもの。AIを味方につけて、サクッと乗り切りましょう！