会議の進行役、AIに相談したら「回し上手」って褒められた話

「次の会議、司会よろしく」と言われた瞬間の絶望

会議のアジェンダを作るだけでも大変なのに、進行役（ファシリテーター）まで任されること、ありますよね。

「えっ、私が司会……？」

議題を読み上げるだけならまだしも、時間管理をしながら発言を促して、脱線したら軌道修正して、最後にまとめる。正直、マルチタスクの極みです。

私も最初は、会議中に頭が真っ白になって「えーっと、次の議題は……」とモタモタしてしまい、終わった後に「もっとテキパキ進めてほしかった」と言われたことがあります。あれは凹みました。

でもAIに進行の段取りを相談するようになってからは、会議がスムーズに回るようになって、「仕切り上手だね」と言われるまでになったんです。

アジェンダと進行メモ、実は別モノです

ここで大事なポイント。アジェンダと進行メモ（ファシリテーションガイド）は別モノです。

アジェンダは「何を話すか」、進行メモは「どう回すか」を書いたもの。この進行メモを事前に用意しておくだけで、当日の安心感がまったく違います。

AIに進行メモを作ってもらおう

さっそく、AIに相談するときのプロンプト例を紹介します。

基本のプロンプト

あなたは会議ファシリテーションの専門家です。
以下の会議の進行メモを作ってください。

【会議概要】
・会議名：月次営業報告会
・時間：60分
・参加者：営業部メンバー8名＋部長
・議題：
  1. 先月の売上実績報告（各担当5分ずつ）
  2. 今月の目標確認（10分）
  3. 困っている案件の共有と相談（15分）

【進行メモに含めてほしいこと】
・各議題の導入セリフ（そのまま読めるように）
・時間オーバーしそうなときの切り上げフレーズ
・議論が盛り上がらないときの問いかけ例
・最後のまとめで言うべきこと

これを投げるだけで、そのまま手元に置いて読めるレベルの進行メモが返ってきます。

実際に返ってくる進行メモのイメージ

AIが作ってくれる進行メモは、だいたいこんな感じです。

【導入｜0:00〜0:03】 「お疲れさまです。それでは月次営業報告会を始めます。本日は3つの議題を60分で進めていきます。まず各自の実績報告、次に今月の目標確認、最後に困りごとの共有です。」

【議題1｜0:03〜0:43】各担当の実績報告

• 「では○○さんからお願いします。5分を目安にお願いします」
• ⏰ 4分経過で合図：「ありがとうございます、あと1分くらいでまとめに入ってもらえますか」
• 📌 時間オーバー時：「続きは個別に共有いただくとして、次の方に移りましょう」

【議題3｜0:43〜0:58】困っている案件の共有

• 「何か相談したい案件がある方、いらっしゃいますか？」
• 🔇 沈黙が続いたら：「たとえば先月話題に出ていた△△の件、その後どうなりました？」

こういう具体的なセリフまで用意してくれるのが、AIのすごいところです。

プラスαで使えるプロンプト3選

基本の進行メモができたら、さらにこんなお願いもできます。

1. 困ったシーン別の対処法を聞く

会議の進行中に起きがちな困った場面と、対処法を5つ教えてください。
例：特定の人ばかり話す、話が脱線する、時間が足りない、など。
事務職で会議慣れしていない人でも実践できるレベルでお願いします。

2. 参加者への事前連絡文を作る

以下の会議について、参加者に送る事前連絡メールを書いてください。
各自に準備してきてほしいことも具体的に伝えてください。
（会議情報をここに貼り付け）

3. 会議後のフォローアップメールを用意する

会議の進行メモをもとに、終了後に送るフォローアップメールのテンプレートを作ってください。
決定事項・宿題・次回の日程を整理する形式でお願いします。

会議は「本番だけ」じゃなくて、前後のコミュニケーションも含めて一連の流れですよね。AIに頼めば、この流れ全体をカバーできます。

実際にやってみて感じた3つの変化

1. 「あの……次は……」がなくなった

進行メモがあると、次に何を言えばいいか迷わない。台本があるお芝居みたいなもので、読み上げるだけでサマになります。

2. 時間ぴったりに終わるようになった

時間オーバー時の切り上げフレーズを事前に用意しておくと、「もうちょっと話したいんだけど……」という空気にもスパッと対応できるようになります。会議が時間通りに終わると、地味にみんな嬉しいんですよね。

3. 沈黙が怖くなくなった

「何か質問ありますか？」→ シーン……。この沈黙、進行役としては地獄です。でも、AIに「盛り上がらないときの問いかけ例」を作ってもらっておけば、沈黙を恐れずに問いかけられるようになります。

注意点：丸投げじゃなく「下書き」として使おう

便利なAIですが、いくつか気をつけたいことがあります。

• 社内の空気感は自分で調整する：AIが作ったセリフがちょっと固すぎたり、逆にフランクすぎたりすることがあります。自分の職場の雰囲気に合わせて微調整しましょう。
• 参加者の人間関係を考慮する：「Aさんに先に発言してもらったほうが場が温まる」みたいな情報は、AIには分かりません。自分の判断で順番を調整しましょう。
• 毎回少しずつ改善する：会議のあとに「ここはうまくいった・ここは改善したい」をメモして、次回AIに伝えると、どんどん精度が上がります。

まとめ：進行役は「準備」がすべて

会議のファシリテーションがうまい人って、実は当日の「アドリブ力」じゃなくて「準備力」で差がついているんですよね。

そしてその準備の大部分は、AIに手伝ってもらえます。

1. 会議の情報をAIに伝える
2. 進行メモ（導入セリフ、時間管理、切り上げフレーズ）を作ってもらう
3. 自分の職場に合わせて微調整する
4. 当日はメモを見ながら進行する

これだけで、**「この人に司会を任せれば安心」**と思ってもらえるようになります。

進行役が苦手な方こそ、ぜひAIに相談してみてください。きっと「え、こんなに頼りになるの？」と驚くはずです。