何が起きたか
月末になると机の引き出しからレシートの束が出てくる。
「この飲食代は会議費？交際費？」「この交通費、どの案件の移動だっけ？」と悩みながら、経費精算システムにひたすら手入力する作業。毎月これだけで半日つぶれるという人も多いのではないだろうか。
正直に言うと、私もそうだった。月末の金曜日に「あ、経費まだだ……」と気づいて残業するのが定番コースだった。
ところが、AIに手伝わせるようになってから、この作業が半分以下の時間で終わるようになった。
なぜ経費精算は面倒なのか
経費精算が面倒な理由を分解すると、こうなる。
- レシートの情報を読み取って入力するのが単純に手間
- 勘定科目の判断に毎回迷う（会議費？消耗品費？通信費？）
- 交通費の経路と金額を調べ直すのが地味に時間を食う
- 申請時の備考欄に書く説明文を考えるのが面倒
つまり、「判断」と「入力」が交互にやってくるから疲れるのだ。AIはこの両方を手伝ってくれる。
やり方その1：レシート情報の整理
まず一番シンプルな使い方。レシートを見ながら、AIチャットにこう送る。
「以下のレシート情報を経費精算用に整理してください。日付、店名、金額、勘定科目の候補を表形式で出してください。」
そのあとに、レシートの内容をざっくり箇条書きで入力する。
・3/5 タリーズ 渋谷店 680円 打ち合わせ時のコーヒー代
・3/8 ヨドバシカメラ 3,280円 USBハブ購入
・3/12 東急ハンズ 1,540円 プレゼン用のボード
・3/18 焼肉きんぐ 8,500円 チームの歓迎会
・3/22 Amazon 2,200円 書籍「はじめての簿記」
すると、AIがこんな感じで返してくれる。
| 日付 | 店名 | 金額 | 勘定科目候補 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 3/5 | タリーズ 渋谷店 | 680円 | 会議費 | 打ち合わせ時の飲料 |
| 3/8 | ヨドバシカメラ | 3,280円 | 消耗品費 | PC周辺機器 |
| 3/12 | 東急ハンズ | 1,540円 | 消耗品費 | プレゼン資材 |
| 3/18 | 焼肉きんぐ | 8,500円 | 交際費 or 福利厚生費 | 歓迎会（参加人数で判断） |
| 3/22 | Amazon | 2,200円 | 新聞図書費 | 業務関連書籍 |
勘定科目の「候補」を出してくれるのがポイント。最終判断は自分でするけれど、ゼロから考えるのと候補から選ぶのでは負担がまったく違う。
やり方その2：交通費の整理
交通費の精算も地味に面倒だ。「あの日どこからどこに移動したっけ？」とカレンダーを見返す作業が発生する。
これもAIに手伝ってもらえる。
「以下の訪問先リストから、交通費精算用の表を作ってください。出発地は東京駅、交通手段は電車です。」
・3/3 新宿のA社で打ち合わせ
・3/10 横浜のB社で納品立ち会い
・3/15 品川のC社で定例会議
・3/24 大宮のD社で研修
AIは経路と概算金額を含めた表を作ってくれる。もちろん金額は目安なので、実際の運賃は乗換案内アプリで確認する必要がある。でも**「どこに行ったか」を表にまとめてくれるだけで、作業の取っかかりが全然違う**。
やり方その3：備考欄の文章作成
経費申請の備考欄に「何のための支出か」を書く必要がある会社も多い。
これが意外と面倒で、「打ち合わせ時の飲食」だけだと差し戻されるし、かといって長々と書くのも時間がもったいない。
AIにこう頼む。
「経費申請の備考欄に書く説明文を作ってください。簡潔でかつ申請が通りやすい書き方で。」
例えば「3/18 焼肉きんぐ 8,500円 新メンバーの歓迎会」と伝えると、
「2026年3月18日、新規配属メンバーの歓迎を目的としたチーム会食。参加者5名。業務上の親睦・チームビルディングを目的とした支出。」
こんな感じで、申請が通りやすい定型的な書き方にしてくれる。
注意点：AIは「下書き係」として使う
ここで大事なのは、AIの出力をそのまま提出しないこと。
- 勘定科目は会社のルールが優先。AIは一般的な会計知識をもとに提案してくれるけど、会社独自の仕訳ルールまでは知らない。必ず自社のルールに照らし合わせて確認しよう。
- 金額は必ずレシート原本と照合。AIが計算を間違えることもあるし、入力時点で自分が打ち間違えている可能性もある。
- 交通費の金額は乗換案内で最終確認。AIの概算はあくまで目安。実際のルートや運賃は正確なツールで調べる。
AIは「下書き係」であって「承認者」ではない。最終チェックは必ず自分の目で。
実際にやってみた感想
正直、最初は「レシートの情報を手で打ち込むなら手間は同じじゃない？」と思っていた。
でも実際にやってみると、迷う時間が圧倒的に減るのが大きかった。
経費精算が面倒な本当の理由は、入力作業そのものではなく「これ何費だっけ？」「備考欄なんて書こう？」という判断のたびに手が止まることだったのだ。
AIに科目候補を出してもらい、備考文を下書きしてもらうだけで、作業がサクサク進むようになった。月末の経費精算にかかる時間が、体感で半分以下になった。
まとめ
経費精算でAIが手伝ってくれること。
- レシート情報を表形式に整理 → 入力作業がラクに
- 勘定科目の候補を提案 → 迷う時間が減る
- 交通費の移動リストを整理 → 経路調べの手間が半減
- 備考欄の説明文を下書き → 差し戻しリスクが減る
「経費精算はAIに関係ない」と思っている人にこそ試してほしい。月末のあの憂鬱な時間が、かなり軽くなるはずだ。