稟議書、何回も差し戻されていませんか

備品の購入、システムの導入、外注先の変更——。会社で何かを始めるには、だいたい稟議書が必要になる。

書くこと自体はそこまで難しくない。でも「この金額で通るのか」「比較検討はちゃんと書けているか」「上司が気にするポイントを押さえられているか」と考えているうちに、気づけば1時間以上かかっていたりする。

しかも、提出したら「理由が弱い」「他社との比較がない」と差し戻されて、また書き直し。正直、稟議書だけで半日つぶれることもあった。

そんなとき、AIに「稟議書の構成を考えて」と頼んでみたら、驚くほどスムーズに書けるようになった。

なぜ稟議書は難しいのか

稟議書で苦労するポイントを整理すると、だいたい3つに絞られる。

  1. 「なぜ必要か」の説得力が足りない：自分では分かっているのに、文章にすると薄くなる
  2. 比較検討の書き方が分からない：3社見積もりを取っても、どう表にまとめればいいか迷う
  3. 金額の妥当性をどう示すか：「高い」と言われたとき、どう返せばいいか分からない

要は、情報は揃っているのに、決裁者を納得させる「書き方」で詰まっている。ここをAIに手伝ってもらうと、一気に楽になる。

AIへの頼み方

ポイントは「素材をそのまま渡して、構成を作ってもらう」こと。

こんなプロンプトを送る。

「以下の情報をもとに、社内稟議書の本文を作成してください。目的・背景、比較検討、費用対効果、リスクと対策の4項目で構成してください。」

その下に、自分が持っている情報をメモ書きレベルで貼り付ける。

・業務用プリンターの買い替え
・今のプリンターは5年使っていて修理が年3回ペース
・修理費が年間12万円くらいかかっている
・候補はA社（35万円）、B社（28万円）、C社（40万円）
・B社は印刷速度が遅い、C社は保守が手厚い
・月間印刷枚数は約8,000枚
・予算は40万円以内

これだけで、整った稟議書の本文が出てくる。

実際にやってみた結果

上の情報をChatGPT・Claude・Copilotに投げて比較してみた。

ChatGPTの場合

【稟議書】
件名：業務用プリンター買い替えの件

■ 目的・背景
現在使用中の業務用プリンターは導入から5年が経過し、
年間3回の修理が発生している状況です。修理費用は
年間約12万円に達しており、今後さらに故障頻度が
増加する見込みです。業務効率の維持と修繕費削減の
ため、新規プリンターへの買い替えを提案いたします。

■ 比較検討
| 項目       | A社      | B社      | C社      |
|-----------|---------|---------|---------|
| 価格       | 35万円   | 28万円   | 40万円   |
| 印刷速度    | ◎       | △       | ○       |
| 保守サービス | ○       | ○       | ◎       |
| 総合評価    | ★推奨   | —       | 次点     |

■ 費用対効果
A社製品を導入した場合、修理費年間12万円が不要と
なるため、約3年で投資回収が見込めます。

■ リスクと対策
導入時の業務停止リスク → 土日での設置・切替を実施
旧機種の廃棄費用 → メーカー下取りサービスを活用

比較表まで自動で作ってくれた。決裁者が一番見たい「なぜこの会社を選んだのか」がひと目で分かる。

Claudeの場合

【稟議書】
件名：業務用プリンター更新に関する稟議

1. 目的・背景
現行プリンター（導入後5年経過）の故障が常態化して
おり、年間修理回数3回・修理費約12万円が継続発生
しています。月間印刷枚数8,000枚の業務量を安定的に
処理するため、計画的な機器更新を提案します。

2. 比較検討（3社見積取得済み）
・A社（35万円）：印刷速度・品質ともに十分。
  標準保守プラン付属。バランスの取れた選択肢。
・B社（28万円）：最安だが印刷速度が遅く、
  月8,000枚の処理に支障が出る懸念あり。
・C社（40万円）：保守サービスが最も充実している
  一方、予算上限と同額のため余裕がない。

→ 総合的に判断し、A社を推奨します。

3. 費用対効果
年間修理費12万円の削減により、A社製品（35万円）は
約2年11か月で投資回収が可能です。加えて、故障に
伴う業務停止時間の削減も期待できます。

4. リスクと対策
・設置作業による業務中断：休業日に設置を実施
・初期不良の可能性：メーカー保証期間内で対応

Claudeは「なぜB社とC社を選ばないのか」の理由を丁寧に書いてくれた。差し戻しで聞かれがちなポイントを先回りしてカバーしている印象。

Copilotの場合

稟議書
件名：業務用プリンター買い替えについて

【目的・背景】
使用中のプリンターは導入5年目を迎え、年3回の故障が
発生しています。修理費は年間12万円に上り、修理中の
業務への影響も無視できない状況です。安定した印刷
環境を確保するため、新規機器の導入を申請します。

【比較検討】
3社から見積もりを取得し、以下のとおり比較しました。
- A社（35万円）：速度・コストのバランスが良い（推奨）
- B社（28万円）：低価格だが速度面で不安あり
- C社（40万円）：保守充実も予算上限いっぱい

【費用対効果】
修理費12万円/年の削減効果あり。約3年で投資回収。

【リスク】
切替時の業務停止は休日作業で回避します。

Copilotはコンパクトにまとまっている。「とりあえず形を整えたい」という場面で使いやすい。

さらに精度を上げるコツ

コツ1：決裁者のタイプを伝える

上司によって気にするポイントは違う。プロンプトに一言添えるだけで、書き方が変わる。

  • 「決裁者はコスト重視の部長です」→ 費用対効果が手厚くなる
  • 「社長決裁なので経営視点で書いてください」→ 中長期的な効果を強調してくれる
  • 「ITに詳しくない管理職向けです」→ 専門用語を避けた表現にしてくれる

コツ2：過去に差し戻された理由を共有する

「前回、比較が2社しかなくて差し戻されました」と伝えると、AIは3社以上の比較を丁寧に書いてくれる。自分の弱点をAIに教えると、そこを重点的にフォローしてくれるのが便利。

コツ3：金額の根拠を具体的に入れる

「だいたい30万くらい」ではなく「税込35万円（見積書番号：〇〇）」と入れると、AIもそのまま具体的な数字で書いてくれる。決裁者にとって、数字があいまいな稟議書は不安材料になる。

やってはいけないこと

AIに頼むとつい全部お任せしたくなるが、事実確認は必ず自分でやる。

  • 見積もり金額が正しいか（AIは数字を丸めることがある）
  • 会社名・製品名にミスがないか
  • 社内の稟議フォーマットに合っているか

AIが作るのはあくまで「たたき台」。最終チェックは自分の仕事だと思って使うのがちょうどいい。

まとめ

稟議書の作成にAIを使ってみて分かったのは、書く内容は自分が一番分かっているということ。ただ、それを「通る形」に整えるのが大変だっただけ。

AIに構成を任せることで、自分は「情報を集める」と「最終チェックする」に集中できるようになった。稟議書1本にかかる時間は、体感で半分以下になった。

差し戻しが多くて悩んでいる人こそ、一度試してみてほしい。